E-Procurement là gì? Thay đổi cách mua hàng truyền thống

E-procurement là gì? Việc áp dụng e-procurement có mang lại lợi thế cạnh tranh hay giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh số? Hãy cùng Phần mềm MKT tìm hiểu trong bài viết này nhé.

I. E-procurement là gì?

E-procurement (electronic procurement) là hệ thống mua sắm điện tử, sử dụng công nghệ thông tin để thực hiện các hoạt động liên quan đến mua hàng hóa và dịch vụ trong doanh nghiệp. Thay vì quy trình truyền thống với nhiều bước thủ công và giấy tờ phức tạp, e-procurement cho phép tự động hóa và quản lý tập trung toàn bộ hoạt động mua sắm.

E-procurement là công cụ giúp doanh nghiệp số hóa quy trình mua hàng, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và hạn chế sai sót trong xử lý thủ công.

II. Các thành phần chính của hệ thống e-procurement

Hệ thống e-procurement thường bao gồm các thành phần sau:

• E-tendering: Quản lý mời thầu và nhận báo giá từ nhà cung cấp.
• E-ordering: Tạo và xử lý đơn đặt hàng điện tử.
• E-invoicing: Lập và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• E-catalog: Danh mục sản phẩm dịch vụ được số hóa, dễ tra cứu.
• Supplier management: Quản lý và đánh giá nhà cung cấp.

Nhờ sự tích hợp giữa các phần này, e-procurement giúp tạo ra một chuỗi giá trị liên kết chặt chẽ và minh bạch từ yêu cầu mua hàng đến thanh toán cuối cùng.

II. Lợi ích của e-procurement với doanh nghiệp

E-procurement là hệ thống bán hàng điện tử được nước ta áp dụng triệt để khoảng 5 năm trở lại lại với nhiều lợi ích khác nhau như:

1. Tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Việc áp dụng e-procurement giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm từ khâu yêu cầu, phê duyệt, đặt hàng đến thanh toán. Nhờ đó, các công việc thủ công, giấy tờ phức tạp được loại bỏ, tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân lực. Đồng thời, hệ thống còn hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng so sánh giá, lựa chọn nhà cung cấp tối ưu và kiểm soát ngân sách chặt chẽ hơn.

Theo nhiều nghiên cứu, các tổ chức triển khai e-procurement có thể giảm 5–15% chi phí mua sắm tổng thể so với phương thức truyền thống. Đây là lợi thế cạnh tranh đáng kể trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu vận hành để nâng cao năng suất và lợi nhuận.

2. Minh bạch hóa quy trình mua sắm

Một trong những ưu điểm vượt trội của e-procurement là khả năng thiết lập một quy trình mua sắm chuẩn hóa và minh bạch. Hệ thống ghi nhận đầy đủ mọi thao tác, từ người yêu cầu đến cấp phê duyệt, từ thông tin đơn hàng đến trạng thái thanh toán.

Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ tốt hơn, tránh thất thoát, gian lận hoặc các thỏa thuận ngầm với nhà cung cấp. Minh bạch cũng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín nội bộ và đáp ứng các tiêu chuẩn quản trị hiện đại, đặc biệt với các công ty niêm yết hoặc có vốn đầu tư nước ngoài.

3. Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp

E-procurement mang đến môi trường tương tác chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Thông qua cổng thông tin điện tử, nhà cung cấp có thể nhận yêu cầu báo giá, cập nhật đơn hàng, giao hàng và hóa đơn một cách chủ động, đồng bộ.

Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu suất nhà cung cấp định kỳ, tạo tiền đề xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược dựa trên dữ liệu minh bạch và công bằng.

4. Phân tích dữ liệu và ra quyết định chiến lược

E-procurement không chỉ là công cụ quản lý mua sắm, mà còn là nền tảng thu thập và phân tích dữ liệu quan trọng phục vụ chiến lược. Hệ thống có thể tổng hợp thông tin về tần suất đặt hàng, giá cả, thời gian giao hàng, hiệu suất nhà cung cấp và mức độ tiêu thụ nguyên vật liệu.

Những dữ liệu này giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định chính xác trong việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, dự báo nhu cầu hay kiểm soát tồn kho. Qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch mua sắm linh hoạt, bám sát chiến lược phát triển và thích ứng tốt hơn với biến động thị trường.

III. Quy trình triển khai e-procurement trong doanh nghiệp

Để áp dụng e-procurement hiệu quả, doanh nghiệp cần trải qua các bước sau:

Bước 1: Đánh giá hiện trạng

Trước khi triển khai, cần đánh giá quy trình mua sắm hiện tại, xác định các điểm yếu và yêu cầu cải tiến để xây dựng hệ thống phù hợp.

Bước 2: Chọn giải pháp e-procurement

Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm thương mại sẵn có hoặc xây dựng hệ thống riêng tùy theo quy mô và ngân sách. Việc lựa chọn giải pháp cần căn cứ vào yếu tố bảo mật, khả năng tích hợp và dễ sử dụng.

Bước 3: Đào tạo nhân viên

Việc đào tạo người dùng là bước quan trọng để đảm bảo mọi thành viên hiểu và sử dụng hệ thống đúng cách. Cần có tài liệu hướng dẫn chi tiết và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật đi kèm.

Bước 4: Triển khai và theo dõi

Bắt đầu áp dụng hệ thống trên phạm vi nhỏ để thử nghiệm, sau đó mở rộng dần. Đồng thời, theo dõi liên tục để phát hiện lỗi và tối ưu hiệu suất.

IV. E-procurement khác gì so với mua sắm truyền thống?

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết nhất giữa E-procurement với mua hàng truyền thống được tổng hợp bởi Phần mềm MKT:

Tiêu chí so sánh	E-procurement (Mua sắm điện tử)	Mua sắm truyền thống
Hình thức giao dịch	Trực tuyến qua các nền tảng điện tử	Giao dịch trực tiếp, gặp mặt cá nhân
Thời gian thực hiện	Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tự động hóa cao	Tốn thời gian, nhiều thủ tục hành chính
Chi phí thực hiện	Chi phí thấp, tiết kiệm ngân sách	Chi phí cao hơn do nhân lực, giấy tờ, lưu trữ
Quản lý hồ sơ	Dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, quản lý tập trung	Lưu trữ giấy tờ phức tạp, khó quản lý và tra cứu
Tính minh bạch	Minh bạch cao nhờ số hóa thông tin, dễ kiểm soát	Minh bạch thấp hơn, dễ xảy ra tiêu cực
Quy trình mua hàng	Tự động hóa và đơn giản hóa, ít sai sót	Phức tạp, nhiều bước, dễ xảy ra lỗi
Kiểm soát chất lượng	Dễ dàng kiểm tra thông tin, đánh giá nhà cung cấp trực tuyến	Kiểm tra chủ yếu bằng kinh nghiệm và thủ công
Mức độ cạnh tranh	Cao, dễ dàng tiếp cận nhiều nhà cung cấp	Thấp hơn, giới hạn bởi khoảng cách địa lý và thông tin
Khả năng tiếp cận thị trường	Toàn cầu hóa, không giới hạn bởi địa lý	Giới hạn bởi địa lý, khó tiếp cận đa dạng nhà cung cấp
Rủi ro và bảo mật	Có nguy cơ về an ninh mạng, rò rỉ dữ liệu	Rủi ro chủ yếu do yếu tố con người và quản lý hồ sơ thủ công
Khả năng báo cáo và phân tích	Báo cáo, phân tích dễ dàng nhờ hệ thống số hóa	Báo cáo phức tạp, mất thời gian xử lý dữ liệu thủ công

V. Những khó khăn khi áp dụng e-procurement

Dù mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai e-procurement vẫn có thể gặp một số trở ngại:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Doanh nghiệp cần ngân sách để mua phần mềm, hạ tầng và đào tạo nhân sự.
• Chống đối thay đổi: Nhân viên đã quen với quy trình cũ có thể không muốn thay đổi.
• Thiếu kỹ năng số: Nếu đội ngũ thiếu kiến thức về công nghệ, việc vận hành sẽ gặp khó khăn.
• Chưa đồng bộ dữ liệu: Nếu hệ thống cũ chưa chuẩn hóa, quá trình chuyển đổi có thể mất thời gian.

VI. E-procurement trong thời đại chuyển đổi số

Trong bối cảnh các hoạt động kinh doanh đang dần chuyển lên môi trường số, e-procurement không còn là một lựa chọn mà là một xu hướng tất yếu. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển buộc phải tối ưu mọi quy trình, đặc biệt là khâu mua sắm – nơi ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu quả vận hành.

Tương tự như cách doanh nghiệp xây dựng landing page là gì để tối ưu hóa chuyển đổi trong marketing, thì việc số hóa quy trình mua sắm với e-procurement cũng là một chiến lược tối ưu trong quản trị vận hành.

Kết luận

E-procurement là gì không chỉ là câu hỏi về định nghĩa, mà còn là lời nhắc nhở doanh nghiệp cần đổi mới để thích ứng với môi trường số. Nếu bạn đang tìm hướng đi mới để số hóa toàn diện quy trình mua sắm, thì e-procurement chính là lựa chọn chiến lược mà bạn không nên bỏ qua.