Hướng dẫn cách căn chỉnh file trước khi in và cách căn lề trong Excel

Excel không chỉ là một công cụ mạnh mẽ để tính toán và quản lý dữ liệu mà còn hỗ trợ người dùng căn chỉnh bố cục bảng tính để phục vụ các nhu cầu in ấn hoặc thuyết trình chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây Phần mềm Marketing sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề trong Excel, đảm bảo tài liệu của bạn trở nên gọn gàng và dễ theo dõi.

I. Cách căn lề trong Excel cực đơn giản 

Để việc căn lề trong Excel trở nên chính xác hơn, bạn cần thay đổi đơn vị đo mặc định sang centimeters trước khi thực hiện. Điều này giúp việc thiết lập các thông số căn lề dễ dàng và chuẩn xác hơn. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:

• Bước 1: Mở tài liệu Excel và chọn mục File ở góc trên bên trái màn hình.

• Bước 2: Trong menu, chọn Options.

• Bước 3: Trong cửa sổ Excel Options, chọn mục Advanced. Tìm đến phần Display, sau đó thay đổi giá trị Ruler Units thành Centimeters và nhấn OK để lưu lại thiết lập.

• Bước 4: Quay lại giao diện chính của Excel. Chọn tab Page Layout trên thanh công cụ. Nhấp vào Margins và chọn Custom Margins… để mở cài đặt căn lề chi tiết.

• Bước 5: Chọn mục Margins, căn chỉnh kích thước chuẩn của các lề của trang. Sau đó chọn OK.

Trong hộp thoại Page Setup, bạn có thể tùy chỉnh kích thước lề theo nhu cầu:

• Lề trên (Top) và lề dưới (Bottom): Nên đặt từ 1,5 cm đến 2,0 cm.
• Lề trái (Left): Thường đặt từ 2,5 cm đến 3,0 cm để dữ liệu không bị cắt mất.
• Lề phải (Right): Nên để từ 1,0 cm đến 1,5 cm để cân đối.

Nhấn OK để áp dụng các thay đổi.

II. Cách căn lề văn bản trong Excel

Excel cung cấp sẵn các mẫu căn lề giúp bạn thay đổi vị trí nội dung văn bản trong ô một cách dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện:

• Bước 1: Bôi đen ô hoặc vùng dữ liệu chứa nội dung mà bạn muốn căn lề.

• Bước 2: Chọn kiểu căn lề theo ý trên thanh công cụ phần Alignment (Căn lề)
  • Căn trái: Văn bản sẽ được căn sát biên trái, biểu tượng là hình chữ “A” dựa vào lề trái.
  • Căn giữa: Văn bản sẽ được đặt ở giữa ô, biểu tượng là hình chữ “A” nằm giữa.
  • Căn phải: Văn bản được căn sát biên phải, biểu tượng là hình chữ “A” dựa vào lề phải.
  • Căn lề theo chiều dọc: Bạn cũng có thể căn nội dung theo chiều dọc (trên, giữa, dưới) với các biểu tượng tương ứng.

Lưu ý: Cách căn lề này chỉ áp dụng cho nội dung của văn bản nằm trong ô bạn nhé.

III. Cách căn chỉnh file trước khi in trong Excel

Căn lề Excel trước khi in là một bước quan trọng giúp tài liệu của bạn được in ấn đúng chuẩn, tránh các lỗi không mong muốn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

• Bước 1: Truy cập vào tab View. Chọn Page Break Preview để xem tổng thể bố cục trang và kiểm tra các lỗi có thể xảy ra

• Bước 2: Trong chế độ Page Break Preview, bạn sẽ thấy các đường ngắt trang hiển thị dưới dạng đường kẻ xanh. Kéo các đường ngắt trang để sắp xếp dữ liệu sao cho vừa với từng trang in.

• Bước 3: Quay lại tab Page Layout, chọn Margins để kiểm tra hoặc điều chỉnh lề sao cho phù hợp với bố cục và khổ giấy đã chọn.

• Bước 4: Nhấn vào tab File, chọn Print để mở chức năng xem trước bản in (Print Preview).

Xem thêm:

• Trọn bộ công thức sử dụng hàm COUNT trong Excel
• Tất tần tật về cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel

III. Lưu ý cần biết khi căn chỉnh lề trong Excel 

Để tránh gặp phải các lỗi căn lề khi in, bạn nên lưu ý các điểm sau đây:

• Đảm bảo dữ liệu không bị mất khi in: Sử dụng tính năng Print Preview (Xem trước khi in) trong Excel để kiểm tra xem toàn bộ dữ liệu có hiển thị đầy đủ trên trang in hay không. Nhấn Ctrl + P để mở giao diện Print Preview và điều chỉnh lại nếu dữ liệu bị tràn hoặc cắt.
• Điều chỉnh kích thước ô: Kéo biên của ô để thay đổi kích thước thủ công, đảm bảo dữ liệu vừa vặn trong ô. Sử dụng tính năng AutoFit để tự động căn chỉnh chiều rộng và chiều cao của ô phù hợp với nội dung.
• Kiểm tra kích thước trang trước khi in: Đảm bảo kích thước trang phù hợp với giấy in (thường là khổ A4). Vào tab Page Layout, chọn Size và chọn đúng kích thước giấy.
• Tối ưu không gian trang: Sử dụng chế độ Fit to Page để điều chỉnh dữ liệu vừa khít trên một trang in. Loại bỏ các cột hoặc dòng không cần thiết và điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng, cột để tối ưu không gian.

IV. Một số mẹo và thủ thuật giúp căn chỉnh lề Excel nhanh chóng

Dưới đây là một số mẹo hữu ích giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi căn lề trong Excel:

1. Lưu cài đặt làm mẫu

Sau khi căn chỉnh lề theo ý muốn, bạn có thể lưu lại cài đặt này làm mẫu để sử dụng cho các tài liệu khác.

Cách làm : Trên thanh công cụ, chọn File. Chọn Save as Template (Lưu làm mẫu).

Việc lưu mẫu sẽ giúp bạn tái sử dụng thiết lập lề dễ dàng, tiết kiệm thời gian trong những lần làm việc sau.

2. Áp dụng mẫu cho tài liệu khác

Khi cần sử dụng lại cài đặt căn lề, chỉ cần: Chọn File > Open Template (Mở mẫu). Chọn mẫu bạn đã lưu trước đó.

Tài liệu mới sẽ tự động áp dụng các cài đặt lề từ mẫu đã chọn.

3. Sử dụng phím tắt căn lề

Để rút ngắn thời gian trong quá trình căn lề, bạn có thể sử dụng các phím tắt dưới đây:

• Ctrl + L: Căn lề trái.
• Ctrl + E: Căn lề giữa.
• Ctrl + R: Căn lề phải.
• Ctrl + J: Căn lề đều cả hai bên (trái-phải).
• Ctrl + Shift + L: Căn lề theo chiều rộng của nội dung trong ô.

V. Lỗi dễ gặp phải khi căn lề trong Excel 

Lỗi căn lề khi in có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, thường gặp nhất là:

• Khác phiên bản Excel: Các cài đặt căn lề có thể bị thay đổi khi mở file trên các phiên bản Excel khác nhau.
• Khác đơn vị đo: Nếu đơn vị đo của file không đồng nhất (inch hoặc centimeters), việc căn lề có thể không chuẩn.

Giải pháp hạn chế lỗi: Chuyển sang định dạng PDF

Để đảm bảo bố cục và căn lề không bị thay đổi khi in, bạn nên:

• Chuyển file Excel sang định dạng PDF trước khi in.
• Cách thực hiện: Vào File > Save As hoặc Export. Chọn định dạng PDF và lưu lại file.

Kết luận

Việc căn lề trong Excel không chỉ giúp tài liệu của bạn trông gọn gàng, chuyên nghiệp hơn mà còn tiết kiệm thời gian khi in ấn. Hy vọng bài viết hướng dẫn cách căn lề trong Excel sẽ giúp bạn thành công trong công việc!