Đánh giá post

Dashboard giúp doanh nghiệp tổng hợp và theo dõi những chỉ số quan trọng thông qua biểu đồ, bảng số liệu và các thành phần trực quan. Vậy Dashboard là gì, có những loại nào và làm thế nào để xây dựng một dashboard phù hợp? Cùng Phần mềm MKT tìm hiểu cấu trúc, lợi ích và quy trình xây dựng dashboard trong bài viết dưới đây.

I. Dashboard là gì? Lợi ích của Dashboard

Dưới đây là những thông tin tổng quan về dashboard trong doanh nghiệp:

1. Dashboard là gì?

Dashboard là gì? Dashboard (bảng điều khiển) là công cụ trực quan hóa dữ liệu, giúp tổng hợp và hiển thị những chỉ số quan trọng phục vụ cho việc theo dõi, phân tích và quản lý. Thay vì kiểm tra nhiều bảng tính hoặc báo cáo riêng lẻ, người dùng có thể theo dõi các thông tin cần thiết ngay trên một giao diện.

Dashboard được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như marketing, bán hàng, tài chính, nhân sự và quản lý dự án. Mỗi dashboard sẽ có cách thiết kế và hệ thống chỉ số khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu sử dụng.

2. Dashboard mang lại những lợi ích gì?

Dashboard hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và phân tích dữ liệu với những lợi ích sau:

Tổng hợp dữ liệu tập trung: Dashboard kết nối và trình bày các chỉ số từ một hoặc nhiều nguồn, giúp người dùng theo dõi thông tin trên cùng một giao diện.
Theo dõi hiệu suất hoạt động: Doanh nghiệp có thể so sánh kết quả thực tế với mục tiêu, đánh giá tiến độ và theo dõi biến động của các chỉ số KPI.
Phát hiện vấn đề kịp thời: Các biểu đồ và chỉ số trực quan giúp người quản lý nhanh chóng nhận biết những biến động bất thường hoặc hoạt động chưa đạt kế hoạch.
Hỗ trợ ra quyết định: Dashboard cung cấp cơ sở dữ liệu để doanh nghiệp phân tích tình hình, xác định vấn đề và lựa chọn phương án điều chỉnh phù hợp.
Thống nhất thông tin giữa các bộ phận: Khi sử dụng chung nguồn dữ liệu và cách tính chỉ số, các phòng ban có thể theo dõi và đánh giá kết quả nhất quán hơn.

3. Dashboard khác gì với báo cáo truyền thống?

Dashboard và báo cáo đều được sử dụng để trình bày dữ liệu. Tuy nhiên, dashboard thường tập trung vào việc giám sát những chỉ số quan trọng, trong khi báo cáo có thể cung cấp thông tin và nội dung phân tích chi tiết hơn.

Bạn có thể so sánh dashboard và báo cáo truyền thống qua bảng sau:

Tiêu chí	Dashboard	Báo cáo (Report)
Mục đích	Theo dõi nhanh các chỉ số quan trọng	Trình bày và phân tích thông tin
Nội dung	Ưu tiên KPI, biểu đồ và dữ liệu tổng quan	Có thể bao gồm số liệu chi tiết, biểu đồ và nhận xét
Cách trình bày	Trực quan, tập trung vào những thông tin cần theo dõi	Linh hoạt theo mục tiêu báo cáo
Khả năng tương tác	Thường hỗ trợ bộ lọc và xem chi tiết dữ liệu	Phụ thuộc vào định dạng và công cụ sử dụng
Tần suất cập nhật	Có thể cập nhật tự động hoặc theo lịch	Có thể cập nhật thủ công hoặc tự động
Đối tượng	Người quản lý, nhân viên và các bộ phận nghiệp vụ	Tùy theo mục đích phân tích và báo cáo

II. Cấu trúc cơ bản của một Dashboard

Một dashboard thường bao gồm 5 thành phần cơ bản sau:

Các chỉ số KPI: Hiển thị những chỉ số quan trọng dưới dạng thẻ số liệu (KPI Card), giúp người dùng đánh giá hiệu suất hoạt động. Mỗi KPI nên có đơn vị đo lường, khoảng thời gian và mốc so sánh rõ ràng.
Biểu đồ trực quan hóa dữ liệu: Chuyển đổi số liệu thành biểu đồ để người dùng dễ dàng nhận biết xu hướng và so sánh kết quả.
Bộ lọc và công cụ tương tác: Cho phép người dùng lựa chọn phạm vi dữ liệu theo thời gian, sản phẩm, chiến dịch hoặc khu vực.
Bảng thống kê và dữ liệu chi tiết: Cung cấp những số liệu cụ thể mà biểu đồ tổng quan chưa thể hiện đầy đủ.
Nguồn dữ liệu và thời gian cập nhật: Cho biết dữ liệu được lấy từ hệ thống nào, khoảng thời gian thống kê và thời điểm cập nhật gần nhất.

III. Các loại dashboard phổ biến hiện nay

Doanh nghiệp hiện nay thường có các loại dashboard phổ biến sau:

Loại Dashboard	Chức năng	Chỉ số có trong dashboard
Dashboard Marketing	Theo dõi hiệu quả hoạt động marketing	Chi phí quảng cáo, traffic, lead, CTR, tỷ lệ chuyển đổi
Dashboard bán hàng	Giám sát hoạt động kinh doanh	Doanh thu, đơn hàng, giá trị đơn hàng trung bình
Dashboard tài chính	Theo dõi tình hình tài chính	Doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền
Dashboard nhân sự	Quản lý dữ liệu nhân sự	Số lượng nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự
Dashboard quản lý dự án	Theo dõi tiến độ thực hiện dự án	Tiến độ, số công việc hoàn thành, thời hạn
Dashboard điều hành	Tổng hợp tình hình hoạt động doanh nghiệp	Doanh thu, lợi nhuận và các KPI quan trọng

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có dashboard có thể được phân loại theo mục đích quản lý hoặc lĩnh vực ứng dụng.

Strategic Dashboard – Dashboard chiến lược: Theo dõi các mục tiêu dài hạn và kết quả kinh doanh tổng thể, phục vụ lãnh đạo và quản lý cấp cao.
Operational Dashboard – Dashboard vận hành: Giám sát các hoạt động vận hành thường xuyên, chẳng hạn đơn hàng, tình trạng xử lý yêu cầu hoặc tiến độ công việc.
Analytical Dashboard – Dashboard phân tích: Phục vụ phân tích dữ liệu, tìm hiểu xu hướng và kiểm tra sâu những biến động thông qua bộ lọc và các công cụ tương tác.
Tactical Dashboard – Dashboard chiến thuật: Theo dõi quá trình thực hiện những kế hoạch cụ thể của phòng ban hoặc nhóm dự án.

IV. Quy trình 6 bước xây dựng Dashboard

Để xây dựng một dashboard hữu ích, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình 6 bước dưới đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng

Trước khi tạo dashboard, doanh nghiệp cần xác định người sử dụng là ai và họ cần theo dõi những thông tin nào. Việc xác định đúng đối tượng giúp người xây dựng lựa chọn dữ liệu và mức độ chi tiết phù hợp.

Đối tượng có thể là giám đốc marketing thường quan tâm đến ngân sách, khách hàng tiềm năng và kết quả tổng thể. Hoặc là nhân viên chạy quảng cáo cần theo dõi hiệu quả của từng chiến dịch, nhóm quảng cáo và nội dung quảng cáo.

Bước 2: Lựa chọn KPI và xác định nguồn dữ liệu

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần lựa chọn những KPI có khả năng phản ánh kết quả của hoạt động đang theo dõi. Mỗi KPI cần có định nghĩa và công thức tính thống nhất. Đồng thời, người tạo dashboard phải xác định dữ liệu được lấy từ hệ thống nào và cập nhật theo chu kỳ ra sao.

Bước 3: Thu thập, lọc và chuẩn hóa dữ liệu

Dữ liệu từ nhiều nguồn có thể khác nhau về cấu trúc, đơn vị đo lường và thời gian thống kê. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra và xử lý những dữ liệu trùng lặp, giá trị bị thiếu hoặc định dạng không thống nhất trước khi đưa vào dashboard.

Nếu dữ liệu doanh thu từ hai hệ thống sử dụng cách ghi nhận đơn hàng khác nhau, doanh nghiệp cần thống nhất phương pháp tính trước khi tổng hợp. Bước này giúp hạn chế tình trạng dashboard hiển thị những chỉ số thiếu chính xác hoặc gây hiểu nhầm.

Bước 4: Lựa chọn công cụ và thiết kế bố cục

Doanh nghiệp có thể xây dựng dashboard bằng Excel, Google Sheets, Looker Studio, Power BI hoặc những nền tảng quản lý có sẵn chức năng báo cáo. Việc lựa chọn công cụ phụ thuộc vào khối lượng dữ liệu, số lượng người sử dụng, khả năng kết nối và nhu cầu tương tác.

Sau khi chọn công cụ, người xây dựng cần xác định bố cục tổng thể. Các KPI quan trọng nên được đặt ở khu vực dễ quan sát, trong khi biểu đồ và bảng dữ liệu chi tiết được bố trí phía dưới.

Bước 5: Xây dựng dashboard và thiết lập cập nhật dữ liệu

Ở bước này, người thực hiện tiến hành kết nối nguồn dữ liệu, tạo thẻ KPI, biểu đồ, bảng thống kê và các bộ lọc cần thiết. Sau khi hoàn thiện giao diện, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế cập nhật dữ liệu phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Bước 6: Kiểm tra, chia sẻ và tối ưu Dashboard

Trước khi đưa vào sử dụng, doanh nghiệp cần đối chiếu các chỉ số trên dashboard với dữ liệu gốc và kiểm tra công thức tính. Người xây dựng cũng nên thử nghiệm bộ lọc, khả năng hiển thị và tốc độ tải để bảo đảm dashboard hoạt động đúng yêu cầu.

Sau khi hoàn tất, dashboard được chia sẻ cho những người có quyền truy cập. Doanh nghiệp cần tiếp tục thu thập phản hồi và điều chỉnh những thành phần chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng.

V. Tiêu chí đánh giá một dashboard hiệu quả

Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng để đánh giá một dashboard hiệu quả:

Đáp ứng đúng mục tiêu: Dashboard cần tập trung vào những KPI và thông tin phục vụ trực tiếp nhu cầu của người sử dụng.
Dữ liệu đáng tin cậy: Các chỉ số phải có nguồn rõ ràng, công thức tính thống nhất và được kiểm tra trước khi hiển thị.
Giao diện dễ theo dõi: Những thông tin quan trọng cần được trình bày rõ ràng, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt kết quả.
Cập nhật dữ liệu phù hợp: Tần suất cập nhật cần đáp ứng yêu cầu công việc và khả năng của hệ thống.
Có khả năng tương tác: Dashboard nên hỗ trợ bộ lọc hoặc các chức năng xem chi tiết khi người dùng cần phân tích sâu.
Bảo đảm hiệu suất và bảo mật: Dashboard cần có tốc độ tải phù hợp và kiểm soát quyền truy cập đối với những dữ liệu quan trọng.

VI. Các nguyên tắc cần nhớ khi thiết kế dashboard

Để hạn chế những lỗi thường gặp, bạn nên áp dụng các nguyên tắc sau:

Ưu tiên thông tin quan trọng: Các KPI chính nên được đặt ở vị trí dễ quan sát. Những bảng dữ liệu và biểu đồ chi tiết có thể sắp xếp phía dưới hoặc trong các trang phân tích riêng.
Lựa chọn biểu đồ theo mục đích: Biểu đồ đường phù hợp với dữ liệu theo thời gian, trong khi biểu đồ cột thích hợp để so sánh kết quả giữa các nhóm. Không nên sử dụng biểu đồ phức tạp khi một bảng dữ liệu đơn giản đã có thể truyền đạt thông tin.
Sử dụng màu sắc nhất quán: Mỗi màu sắc nên có vai trò rõ ràng và được sử dụng đồng nhất trong toàn bộ Dashboard. Người thiết kế nên kết hợp màu sắc với nhãn hoặc ký hiệu để thông tin dễ nhận biết.
Hạn chế hiển thị quá nhiều dữ liệu: Dashboard nên tập trung vào những chỉ số cần theo dõi thường xuyên. Các thông tin ít quan trọng hơn có thể được đặt trong báo cáo chi tiết hoặc hiển thị thông qua bộ lọc.
Cung cấp đầy đủ bối cảnh số liệu: Những KPI quan trọng nên có đơn vị đo lường, khoảng thời gian và mục tiêu hoặc số liệu so sánh khi cần thiết.
Hiển thị rõ thời gian cập nhật: Người xem cần biết dữ liệu đang phản ánh giai đoạn nào và thời điểm hệ thống cập nhật thông tin gần nhất.

VII. FAQs – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp bên cạnh dashboard là gì?

1. Dashboard và KPI có giống nhau không?

Không. KPI là chỉ số được sử dụng để đo lường kết quả, trong khi Dashboard là công cụ trực quan hóa và theo dõi những chỉ số đó. Một Dashboard có thể hiển thị nhiều KPI cùng với các biểu đồ và bảng dữ liệu liên quan.

2. Dashboard có bắt buộc phải cập nhật dữ liệu theo thời gian thực không?

Không. Dashboard có thể sử dụng dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, theo lịch hoặc thủ công. Tần suất cập nhật phụ thuộc vào mục tiêu sử dụng, nguồn dữ liệu và khả năng của công cụ.

3. Người mới có thể tạo Dashboard bằng Excel không?

Có. Excel cung cấp những chức năng như PivotTable, PivotChart, biểu đồ, Slicer và Timeline để hỗ trợ xây dựng Dashboard.

Người mới có thể bắt đầu bằng cách chuẩn hóa một bảng dữ liệu, tạo PivotTable và lựa chọn các biểu đồ phù hợp với mục tiêu theo dõi. Khi đã quen với cách xử lý dữ liệu, bạn có thể bổ sung bộ lọc và các thành phần tương tác.

4. Dashboard Marketing nên theo dõi những chỉ số nào?

Các chỉ số cần theo dõi phụ thuộc vào mục tiêu và kênh marketing của doanh nghiệp.

Một Dashboard Marketing có thể bao gồm chi phí quảng cáo, lượt hiển thị, lượt truy cập website, CTR, số khách hàng tiềm năng, chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng và tỷ lệ chuyển đổi. Nếu hoạt động marketing có thể kết nối với dữ liệu bán hàng, doanh nghiệp có thể bổ sung doanh thu, chi phí thu hút khách hàng và những chỉ số liên quan đến hiệu quả kinh doanh.

Kết luận

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ Dashboard là gì, những lợi ích, cấu trúc và các loại Dashboard phổ biến hiện nay. Quan trọng hơn, Dashboard không chỉ có nhiệm vụ trình bày số liệu mà còn phải giúp người dùng nhận biết vấn đề và có đủ thông tin để đưa ra quyết định phù hợp.

Xem thêm:

TOP 15 app ghi chú online miễn phí và dễ dùng
9+ công cụ tạo kịch bản video bằng AI hay, hấp dẫn