Chi phí tồn kho là gì? Công thức tính tổng chi phí tồn kho tại EOQ

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu lợi nhuận và dòng tiền, doanh nghiệp cần hiểu rõ và tính toán kỹ lưỡng chi phí tồn kho. Vậy chi phí tồn kho là gì? Có bao nhiêu loại chi phí tồn kho và công thức tính chi phí tồn kho như thế nào? Hãy cùng Phần mềm Marketing khám phá ngay trong bài viết dưới đây.

I. Chi phí tồn kho là gì?

Chi phí tồn kho (Inventory Cost) là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để đặt hàng, lưu trữ, và quản lý hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định. 

Doanh nghiệp luôn phải tìm điểm cân bằng giữa các loại chi phí tồn kho để đạt tổng chi phí tồn kho tối ưu:

• Nếu tồn kho quá ít: Bạn sẽ tiết kiệm được chi phí lưu kho, nhưng chi phí đặt hàng sẽ tăng vọt vì phải nhập nhiều lần. Nghiêm trọng hơn, bạn có nguy cơ bị “cháy hàng”, làm mất doanh thu và mất khách.
• Nếu tồn kho quá nhiều: Bạn sẽ tiết kiệm được chi phí đặt hàng, nhưng chi phí lưu kho (tiền thuê kho, rủi ro hỏng hóc, lỗi thời) sẽ tăng cao, bào mòn lợi nhuận. Đòi hỏi doanh nghiệp phải biết cách đẩy hàng tồn kho để hoàn vốn nhanh chóng.

Hiểu rõ và kiểm soát được chi phí tồn kho là chìa khóa để tối ưu hóa dòng tiền, tối đa hóa lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

II. Các loại chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho bao gồm các khoản chi phí sau:

2.1 Chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho là chi phí phát sinh từ việc lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho. Ví dụ như chi phí thuê kho, bảo quản, chi phí nhân công. Cụ thể:

• Chi phí kho bãi: Tiền thuê kho, khấu hao kho, điện, nước,…
• Chi phí dịch vụ kho: Bảo hiểm, thuế kho bãi, chi phí nhân viên quản lý kho, an ninh.
• Chi phí rủi ro: Chi phí do hàng hóa bị hư hỏng, lỗi thời (hết “trend”, hết hạn sử dụng), mất cắp, hoặc giảm giá trị.

2.2 Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng là toàn bộ chi phí phát sinh mỗi khi doanh nghiệp thực hiện một đơn đặt hàng mới (không phụ thuộc vào số lượng hàng).

Chi phí đặt hàng bao gồm: chi phí hành chính xử lý đơn hàng (lập đơn, xét duyệt); chi phí vận chuyển (nếu tính gộp cho mỗi chuyến hàng); chi phí tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa khi nhập kho; chi phí thanh toán, kế toán liên quan đến đơn hàng.

2.3 Chi phí thiếu hụt

Chi phí thiếu hụt là chi phí phát sinh khi doanh nghiệp hết hàng, không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc sản xuất. Công ty phải bổ sung hàng tồn kho hoặc chịu chi phí khi không đáp ứng được nhu cầu.

Đây là chi phí khó đo lường nhất nhưng lại gây thiệt hại nặng nề nhất vì doanh nghiệp có thể mất doanh thu vì đơn hàng bị hủy, sản xuất gián đoạn, tốn kém vì chi phí đặt hàng khẩn cấp (trả giá cao, vận chuyển cấp tốc) và thậm chí là mất uy tín thương hiệu.

III. Công thức tính tổng chi phí tồn kho tối ưu

Mô hình tồn kho EOQ (Economic Order Quantity) chính là mô hình tìm ra sản lượng đặt hàng để bạn tối ưu chi phí, tìm ra mức chi phí tồn kho tối thiểu. Mô hình EOQ cơ bản giả định chúng ta không để xảy ra thiếu hụt và tập trung vào việc cân bằng giữa Chi phí Đặt hàng và Chi phí Lưu kho.

Giải thích các biến số trong công thức:

• D là nhu cầu hàng hóa hàng năm. Ví dụ: Bạn bán được 12.000 chai dầu gội/năm. Vậy D = 12.000.
• S là chi phí cho mỗi lần đặt hàng. Ví dụ: Mỗi lần gọi nhà cung cấp giao dầu gội, bạn tốn 100.000 VNĐ tiền vận chuyển. Vậy S = 100.000.
• H là chi phí lưu kho cho 1 đơn vị sản phẩm/năm. Ví dụ: Mỗi chai dầu gội tốn 5.000 VNĐ tiền kho (vốn, điện, thuê kệ…) mỗi năm. Vậy H = 5.000.
• Q là sản lượng mỗi đơn hàng (Lượng hàng đặt mua trong 1 đơn đặt hàng). Ví dụ: Bạn quyết định mỗi lần gọi nhà cung cấp giao 600 chai. Vậy Q = 600.
• Q* là lượng đặt hàng tối ưu.

Công thức tính chi phí tồn kho: Tổng chi phí tồn kho = Tổng chi phí đặt hàng + Tổng chi phí lưu kho.

Trong đó:

1. Tổng chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng x Chi phí mỗi lần đặt hàng = (D/Q)xS
2. Tổng chi phí lưu kho = Mức tồn kho trung bình x Chi phí lưu kho/đơn vị = (Q/2)xH (Mức tồn kho trung bình được giả định là Q/2)

Tổng chi phí tồn kho = (D/Q)xS + (Q/2)xH

Chi phí tồn kho tối thiểu xảy ra khi Tổng chi phí đặt hàng = Tổng chi phí lưu kho. Như vậy, bạn cần áp dụng mô hình EOQ để tìm ra lượng đặt hàng tối ưu (Q*).

(D/Q*)xS = (Q*/2)xH →  EOQ (Q*) = √(2DS/H)

Sau khi tìm ra lượng đặt hàng tối ưu (Q*), bạn chỉ cần áp vào công thức tính chi phí tồn kho là sẽ ra chi phí tồn kho tối thiểu. Công thức tính tổng chi phí tồn kho tối ưu (Tổng chi phí tồn kho tại EOQ) là:  (D/Q*)xS + (Q*/2)xH.

IV. Ví dụ về chi phí tồn kho và bài tập mô hình EOQ có lời giải

Để giúp bạn hiểu hơn về chi phí tồn kho là gì cũng như biết cách tính tổng chi phí tồn kho tối ưu tại EOQ, dưới đây là một số ví dụ bài tập chi phí tồn kho mà bạn có thể tham khảo:

Bài tập mô hình EOQ: Một công ty A kinh doanh quạt điện, có nhu cầu hàng năm (D) là 10.000 sản phẩm. Chi phí cho mỗi lần đặt hàng (S) là 500.000 VNĐ. Chi phí lưu kho cho mỗi sản phẩm trong một năm (H) là 20.000 VNĐ.

1. Sản lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) là bao nhiêu?
2. Tổng chi phí tồn kho tối ưu tại EOQ
3. Công ty nên đặt hàng bao nhiêu lần trong năm?

Lời giải:

1. Sản lượng đặt hàng tối ưu EOQ (Q*) = √(2DS/H) = √(2×10.000×500.000/20.000) = 707. (chiếc quạt).

2. Tại Q* = 707, ta có:

Tổng chi phí đặt hàng: (D/Q*)xS = (10.000/707) x 500.000 = 7.072.135 VNĐ.

Tổng chi phí lưu kho: (Q*/2)xH = (707/2) x 20.000 = 7.070.000 VNĐ

Như vậy tổng chi phí tồn kho tối ưu tại EOQ =  7.072.135 + 7.070.000 = 14.142.135 VNĐ.

3. Số lần đặt hàng (N) = Nhu cầu (D) / Sản lượng mỗi lần (Q*) = 10.000/707 = 14.14 lần/năm. 

Bài tập mô hình EOQ (2): Một công ty kinh doanh thép cuộn B có nhu cầu hàng năm là 25.000 tấn/năm. Chi phí đặt hàng là 5.000.000 VNĐ/lần đặt hàng. Chi phí lưu kho là 10.000 VNĐ/tấn/năm. Hiện tại, công ty thường đặt 8.000 tấn mỗi lần, thời gian chờ là 4 ngày, số ngày làm việc 250 ngày/năm.

1. Tính sản lượng đặt hàng tối ưu EOQ.
2. Tính tổng chi phí tồn kho tối ưu tại EOQ và ước tính khoản tiết kiệm hàng năm (TK) nếu áp dụng mô hình EOQ.
3. Tính điểm đặt hàng lại (ROP)

Lời giải:

1. Sản lượng đặt hàng tối ưu EOQ (Q*) = √(2DS/H) = √(2×25.000×5.000.000/10.000) = 5000 tấn.

2. Tổng chi phí tồn kho tối ưu tại EOQ là: (D/Q*)xS + (Q*/2)xH = (25.000/5000)x5.000.000 + (5000/2)x10.000 = 50.000.000 VNĐ.

Nếu theo sản lượng đặt hàng cũ, chi phí tồn kho cũ của công ty đang là (25.000/8000)x5.000.000 + (8000/2)x10.000 = 55.625.000 VNĐ.

Như vậy, với công thức tính tổng chi phí tồn kho tối ưu tại EOQ, công ty sẽ tiết kiệm được 55.625.000 – 50.000.000 = 5.625.000 VNĐ.

3. Thời điểm đặt hàng được xác định tại thời điểm có mức tồn kho đủ cho nhu cầu sử dụng trong thời gian chờ hàng. Mức tồn kho đó gọi là điểm đặt hàng lại (ROP).

ROP = Nhu cầu hàng ngày (d) x Thời gian chờ hàng (L)

Ta có, d = D/số ngày làm việc = 25.000/250 = 100 tấn/ngày. 

Như vậy điểm đặt hàng lại ROP = 4×100 = 400 tấn. Vậy, khi lượng thép trong kho còn lại là 400 tấn thì công ty phải tiến hành đặt đơn hàng mới (với số lượng tối ưu là 5.000 tấn).

V. FAQs – Mọi người cũng hỏi về chi phí tồn kho

Ngoài các định nghĩa, công thức và ví dụ về chi phí tồn kho là gì kể trên, bạn có thể tham khảo thêm các câu hỏi thường gặp dưới đây:

1. Khó khăn lớn nhất khi tính chi phí tồn kho là gì?

Khó khăn lớn nhất khi tính chi phí tồn kho là đo lường và bóc tách chính xác các chi phí thành phần, đặc biệt là chi phí lưu kho và chi phí thiếu hụt.  Rất khó để phân bổ chính xác chi phí chung (như tiền điện, thuê kho, lương quản lý) cho từng đơn vị sản phẩm. 

Hơn nữa, “chi phí vốn” (chi phí cơ hội) là một con số mang tính ước lượng, tùy thuộc vào lãi suất thị trường hoặc tỷ suất lợi nhuận kỳ vọng của công ty.

2. Có bao nhiêu loại chi phí tồn kho?

Có 3 loại chi phí chính cấu thành nên tổng chi phí tồn kho, bao gồm:

• Chi phí Đặt hàng (Chi phí phát sinh mỗi khi đặt hàng mới).
• Chi phí Lưu kho (Chi phí để lưu giữ hàng hóa trong kho.
• Chi phí Thiếu hụt (Chi phí phát sinh khi hết hàng).

3. Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tồn kho là gì?

Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tồn kho chủ yếu bao gồm:

• Đặc điểm hàng hóa: Hàng dễ hỏng, hàng công nghệ (nhanh lỗi thời), hàng có giá trị cao, hàng cồng kềnh… đều làm tăng chi phí lưu kho.
• Nhu cầu thị trường: Nhu cầu biến động mạnh hay có tính mùa vụ cao đòi hỏi doanh nghiệp phải dự trữ nhiều hơn, làm tăng chi phí.
• Nhà cung cấp: Thời gian giao hàng (lead time) càng lâu và độ tin cậy càng thấp, doanh nghiệp càng phải giữ nhiều hàng dự trữ (safety stock).
• Yếu tố tài chính: Lạm phát và lãi suất ngân hàng tăng sẽ làm tăng chi phí vốn (chi phí cơ hội) trong chi phí lưu kho.
• Hiệu quả vận hành: Quy trình quản lý kho, công nghệ áp dụng (phần mềm, tự động hóa) ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhân công và thất thoát.

Để đón đầu các xu hướng kinh doanh 2026 và tối ưu chi phí tồn kho, bạn có thể tận dụng các phần mềm marketing tự động như MKT Zalo, MKT Care, MKT TikPro để bán hàng đa nền tảng, đẩy hàng tồn kho nhanh chóng.

4. Làm thế nào để đạt chi phí tồn kho tối thiểu?

Chi phí tồn kho tối thiểu đạt được bằng cách tìm ra điểm cân bằng hoàn hảo giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Phương pháp khoa học phổ biến nhất để làm điều này là áp dụng Mô hình EOQ (Economic Order Quantity). Mô hình này giúp bạn tìm ra sản lượng đặt hàng tối ưu (Q*) sao cho tổng của hai loại chi phí trên là thấp nhất.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ giải đáp chi tiết chi phí tồn kho là gì, công thức tính tổng chi phí tồn kho tối ưu và các ví dụ cụ thể. Hy vọng bạn đã nắm rõ công thức và biến việc quản lý tồn kho từ một gánh nặng chi phí thành một lợi thế cạnh tranh. Chúc bạn thành công!