Các hàm Excel cơ bản hay dùng nhất cho nhân viên văn phòng

Để tối ưu quá trình phân tích dữ liệu khi sử dụng Excel thì các hàm tính trở thành công cụ không thể thiếu nếu muốn làm việc Excel. Tuy nhiên, lượng hàm tính trong Excel là vô cùng nhiều, bạn chỉ cần nhớ những hàm cơ bản và hay sử dụng trong Excel. Bài viết này, Phần mềm Marketing sẽ tổng hợp giúp bạn các hàm thường dùng trong Excel và cách sử dụng hàm tính. Tìm hiểu ngay!

I. Hàm tính toán logic

1. Hàm SUM

Hàm SUM là hàm tính tổng các giá trị trong phạm vi cụ thể trong bảng tính Excel. Khi sử dụng hàm SUM, bạn có thể tính tổng giá trị của các số hoặc dãy ô. 

Lưu ý: Khi sử dụng hàm SUM, ô tính đặt hàm tính cần thuộc định dạng số để hàm tính SUM trả về kết quả đúng nhất.

Cú pháp hàm SUM: =SUM(giá trị 1; giá trị 2;…) hoặc =SUM(dải ô)

Kết quả của hàm SUM là tổng của các giá trị được chọn. Ví dụ =SUM(20;40;60) kết quả sẽ trả về 120. 

Ví dụ: Tính tổng các dãy số từ A1 đến A3, =SUM(A1:A3) cho ra kết quả làm 120.

2. Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE là hàm tính giá trị trung bình của các giá trị được chọn. Hàm AVERAGE thường được sử dụng để tính điểm trung bình các môn hoặc giá trị trung bình các chỉ số.

Cú pháp hàm AVERAGE: =AVERAGE(giá trị 1; giá trị 2; giá trị 3;…) hoặc =AVERAGE(dải ô)

Ví dụ: Tính lương trung bình theo thông tin bên dưới, ta có công thức =AVERAGE(C3:C8) và nhận được kết quả là giá trị trung bình của 6 tháng lương.

Xem thêm: Phần mềm tự động tăng like Facebook miễn phí 

3. Hàm MIN/MAX

Hàm MIN/MAX dùng để tìm giá trị nhỏ nhất/lớn nhất trong các giá trị hoặc dải ô trong bảng tính Excel. 

Cú pháp hàm MIN: =MIN(giá trị 1; giá trị 2;…) hoặc =MIN(dải ô)

Ví dụ: Giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu của ví dụ này, ta có công thức =MIN(A2:C5) và nhận được kết quả 25 là giá trị nhỏ nhất cần tìm.

Cú pháp hàm MAX: =MAX(giá trị 1; giá trị 2;…) hoặc =MAX(dải ô)

Ví dụ: Tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu của ví dụ này, ta có công thức =MAX(A2:C5) kết quả đạt được là 89 là giá trị lớn nhất cần tìm.

4. Hàm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT dùng để đếm các ô có chứa dữ liệu số trong vùng dữ liệu.

Cú pháp hàm COUNT: =COUNT(giá trị 1; giá trị 2;…) hoặc =COUNT(dải ô)

Ví dụ: Tìm số lượng mà giá trị trong ô của vùng dữ liệu là số, ta có công thức cho ví dụ này là =COUNT(A2:C5). Kết quả đạt được là tổng số lượng ô có chứa số.

Hàm COUNTA dùng để đếm các ô không trống trong vùng dữ liệu được chọn.

Cú pháp hàm COUNT: =COUNTA(giá trị 1; giá trị 2;…) hoặc =COUNTA(dải ô)

Ví dụ: Đếm số lượng ký tự là số trong bảng bên dưới, ta có công thức =COUNTA(A2:C5). Kết quả đạt được là số lượng ô có chứa kí tự hoặc số.

5. Hàm PRODUCT

Hàm PRODUCT dùng để nhân tất cả các biến số trong vùng dữ liệu được chọn.

Cú pháp hàm PRODUCT: =PRODUCT(giá trị 1; giá trị 2;…) 

Trong đó, giá trị 1, giá trị 2,… có thể là dải ô, số liệu cụ thể, ô tham chiếu dữ liệu.

Ví dụ: Tích các phần từ từ ô A2 đến ô A5, ta có công thức =PRODUCT(A2;A5). Kết quả nhận được là 300.

II. Hàm tra cứu dữ liệu

1. Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là hàm được sử dụng khi cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang.

Cú pháp hàm VLOOKUP: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Với:

• Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
• Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
• Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

• • Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
  • Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Ví dụ: Xác định mức phụ cấp cho nhân viên. Tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4,$H$3:$I$8,2,0)

Giải thích công thức (theo thứ tự các đối số trong công thức từ trái sang):

• Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.
• 2 là số thứ tự của cột dữ liệu.
• Range_lookup = 0 (FALSE) để dò tìm chính xác.

2. Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang (từ trái qua phải) và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc (từ trên xuống dưới) tương ứng.

Cú pháp hàm HLOOKUP: =HLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Row_index_Num,Range_lookup)

Với:

• Lookup_value: giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
• Table_array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề.
• Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (theo thứ tự từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1).
• Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.

• • Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
  • Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Ví dụ: Ta cần xếp loại học sinh trong Bảng 1 (B3:D8) với dữ kiện ở Bảng 2 (B11:F12), tại D4 ta có: =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1). Hàm HLOOKUP sẽ dò tìm điểm số ở ô C4 trong Bảng 2 từ trái qua phải. Khi tìm thấy giá trị gần bằng, nó sẽ trả về kết quả xếp loại tương ứng nằm ở hàng 2.

3. Hàm INDEX

Hàm INDEX dùng để xác định giá trị của một ô tham chiếu trong vùng dữ liệu được chọn hoặc trong bảng tính.

Cú pháp hàm INDEX: =INDEX(array, row_num, column_num)

Với:

• array: Phạm vi ô hoặc một hằng số mảng. Nếu mảng chỉ chứa một hàng hoặc cột thì row_num hoặc column_num tương ứng là tùy chọn. Nếu mảng có nhiều hàng và nhiều hơn một cột mà bạn chỉ khai báo 1 trong 2 đối số row_num hoặc column_num, hàm sẽ trả về một mảng của toàn bộ hàng hoặc cột trong mảng.
• row_num: Thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị trả về. Đây là đối số bắt buộc phải có, trừ khi bạn khai báo column_num. Nếu bỏ qua row_num, bạn cần phải khai báo column_num.
• column_num: Thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị trả về. Nếu bỏ qua column_num, bạn cần khai báo row_num.

Ví dụ: Bạn cần tìm giá trị của phần tử ở dòng thứ 4, cột thứ 1 trong mảng. Mảng ở đây gồm 10 dòng và 4 cột (có địa chỉ là B4:E13). Bạn nhập công thức: =INDEX(B4:E13,4,1)

Giải thích công thức (theo thứ tự các đối số trong công thức từ trái sang):

• B4:E13 là mảng chứa giá trị cần trả về.
• 4 là số thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị cần trả về.
• 1 là số thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị cần trả về.

4. Hàm MATCH

Hàm MATCH là hàm tìm kiếm, xác định vị trí tương đối của một giá trị trong vùng dữ liệu được chọn hoặc một ô.

Cú pháp hàm MATCH: =MATCH(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)

Với:

• Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.
• Lookup_array: Mảng hoặc dải ô bạn muốn xác định vị trí của Lookup_value. Vùng dữ liệu mà bạn chọn chỉ có thể có duy nhất 1 hàng hoặc 1 cột.
• Match_type: Xác định kiểu khớp là -1; 0 và 1.

• • Kiểu khớp là 0: Trả về vị trí tương đối của giá trị trong trường hợp vùng dữ liệu chưa được sắp xếp.
  • Kiểu khớp là 1: Trả về vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm. Giả sử vùng dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
  • Kiểu khớp là -1: Trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn hoặc bằng giá trị cần tìm. Giả sử vùng dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

III. Hàm điều kiện logic

1. Hàm IF

Hàm IF dùng để xác định dữ liệu thỏa mãn điều kiện tìm kiếm trong vùng dữ liệu được chọn

Cú pháp hàm IF: =IF(biểu thức logic; giá trị nếu đúng; giá trị nếu sai)

Ví dụ: Bạn cần xác định dữ liệu đúng hay sai về dữ liệu đủ điều kiện đạt học sinh giỏi hay không tại ô A4. Bạn dùng công thức: =IF(A4>7.5;”Có”; “Không”). Nếu A4 >7.5 sẽ trả về kết quả Có, nếu A4=< 7.5 sẽ trả về kết quả Không.

2. Hàm OR

Hàm OR dùng để xác định dữ liệu tại 1 ô có thỏa mãn một trong các điều kiện đặt ra hay không. Nếu có thỏa mãn 1 trong các điều kiện sẽ trả về kết quả TRUE, nếu không sẽ trả kết quả FALSE.

Công thức hàm OR: =OR(điều kiện 1; điều kiện 2;…)

Ví dụ: Tại ô A4 chứa dữ liệu “5”. Sử dụng biểu thức =OR(A4>6;A4>3) sẽ trả về kết quả TRUE, bởi vì A4 thỏa mãn 1 điều kiện A4>3.

3. Hàm AND

Hàm AND dùng để xác định dữ liệu thỏa mãn tất cả các điều kiện trong câu lệnh. Nếu thỏa mãn tất cả sẽ trả về giá trị TRUE, nếu không sẽ trả kết quả FALSE.

Công thức hàm AND: =AND(điều kiện 1; điều kiện 2)

Ví dụ: Tại ô A4 chứa dữ liệu “5”. Sử dụng biểu thức =OR(A4>6;A4>3) sẽ trả về kết quả FALSE, bởi vì A4 thỏa mãn 1 điều kiện A4>3 nhưng không thỏa mãn điều kiện A4>6.

IV. Hàm chuyên dùng cho văn bản

1. Hàm LEFT/RIGHT/MID

Hàm LEFT dùng để cắt chuỗi ký tự bên trái chuỗi văn bản mà người dùng chọn

Cú pháp hàm LEFT: =LEFT(ô tham chiếu;số ký tự)

• Ô tham chiếu: Ô lấy dữ liệu
• Số ký tự: Lượng ký tự trích trong ô tham chiếu

Ví dụ:  Tại ô A4 chứa chuỗi ký tự: Nghiêm Quang Huy. Dùng =LEFT(A4;4) sẽ trả về kết quả “Nghi”

Hàm MID dùng để cắt chuỗi ký tự từ giữa chuỗi văn bản mà người dùng chọn.

Cú pháp hàm MID: =MID(ô tham chiếu;vị trí lấy ký tự; số ký tự)

• Ô tham chiếu: Ô lấy dữ liệu
• Vị trí lấy ký tự: Vị trí bắt đầu thực hiện lấy chuỗi ký tự
• Số ký tự: Lượng ký tự trích trong ô tham chiếu

Ví dụ:  Tại ô A4 chứa chuỗi ký tự: Nghiêm Quang Huy. Dùng =MID(A4;2;5) sẽ trả về kết quả “ghiêm”

Hàm RIGHT dùng để cắt chuỗi ký tự bên trái chuỗi văn bản mà người dùng chọn

Cú pháp hàm RIGHT: =RIGHT(ô tham chiếu;số ký tự)

• Ô tham chiếu: Ô lấy dữ liệu
• Số ký tự: Lượng ký tự trích trong ô tham chiếu

Ví dụ:  Tại ô A4 chứa chuỗi ký tự: Nghiêm Quang Huy. Dùng =RIGHT(A4;3) sẽ trả về kết quả “Huy”

2. Hàm CONCAT

Hàm CONCAT dùng để nối hai hay nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi văn bản.

Cú pháp CONCAT:=CONCAT(Giá trị 1; giá trị 2)

Ví dụ: =CONCAT(“điện”; “máy”) sẽ trả về kết quả điệnmáy

3. Hàm LEN

Hàm LEN dùng để đếm ký tự trong một chuỗi hoặc một ô chứa chuỗi ký tự bao gồm cả khoảng trắng.

Cú pháp hàm LEN: =LEN(ô tham chiếu)

V. Hàm ngày tháng

1. Hàm NOW

Hàm NOW dùng để hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống của bạn, hoặc muốn tính toán giá trị dựa trên ngày và thời gian hiện tại và cập nhật lại mỗi khi bạn mở lại trang tính.

Cú pháp hàm NOW: =NOW()

2. Hàm DATE

Hàm DATE trả về kết quả số cho ngày cụ thể.

Cú pháp hàm DATE: =DATE(Năm;tháng;ngày)

Khi sử dụng hàm DATE, bạn cần chọn ô chứa hàm ở định dạng ngày tháng năm để hiển thị dữ liệu chính xác nhất.

3. Hàm TODAY

Hàm TODAY trả về giá trị ngày tháng năm hiện tại trên hệ thống của bạn.

Cú pháp hàm TODAY: =TODAY()

Kết luận

Trên đây, Phần mềm Marketing đã tổng hợp cho bạn các hàm thường dùng trong Excel giúp bạn thành thạo Excel cơ bản. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.