Top 8 phần mềm quét mail nhanh chóng, hiệu quả nhất hiện nay

Việc sở hữu danh sách email chất lượng là yếu tố giúp bạn tiếp cận đúng đối tượng và triển khai chiến dịch hiệu quả. Thay vì mua data nhiều người kinh doanh lựa chọn phần mềm quét mail để chủ động thu thập email chính xác. Trong bài viết này, phần mềm marketing sẽ gợi ý cho bạn top 8 phần mềm quét mail hiệu quả nhất hiện nay.

I. Phần mềm quét mail là gì?

Phần mềm quét mail là công cụ hỗ trợ thu thập địa chỉ email tự động từ các nguồn công khai như website, Google, mạng xã hội hoặc danh sách dữ liệu có sẵn. Thay vì bạn phải copy từng email thủ công, phần mềm quét mail sẽ giúp bạn:

• Quét số lượng lớn email trong thời gian ngắn
• Lọc email trùng, email không hợp lệ
• Xuất file để dùng cho email marketing, chăm sóc khách hàng

II. Phần mềm có thể quét mail từ đâu?  

Phần mềm quét mail hiện nay có thể hỗ trợ lấy email từ nhiều nguồn khác nhau, phổ biến như: 

• Lấy mail từ website doanh nghiệp: Dùng phần mềm quét mail để thu thập email công khai trên website công ty, trang landing page, trang giới thiệu phù hợp tìm khách hàng B2B, đại lý, đối tác.
• Quét mail từ Google theo từ khóa ngành: Nhập từ khóa liên quan lĩnh vực kinh doanh, phần mềm quét mail sẽ tìm website liên quan và trích xuất email tự động.
• Lấy mail từ website đối thủ: Quét email từ các trang cùng ngành để xây dựng tệp khách hàng tiềm năng có nhu cầu tương tự.
• Quét mail từ Facebook: Thu thập email công khai từ profile, fanpage, group Facebook phù hợp với người bán hàng online trên Facebook.
• Lấy mail từ các trang cộng đồng, diễn đàn: Quét email hiển thị công khai trong bài viết, trang thông tin ngành.
• Lấy mail từ danh sách URL có sẵn: Dùng phần mềm quét mail để trích xuất email từ file website, link đối tác, danh sách trang đã chuẩn bị.

III. 8 Phần mềm quét mail nhanh chóng, hiệu quả nhất 

Mỗi công cụ quét mail đều được thiết kế để phục vụ một nguồn dữ liệu và một cách khai thác nhất định. Dưới đây là phân tích chi tiết từng phần mềm để bạn biết rõ nên dùng trong trường hợp nào.

1. Phần mềm lấy mail Top Finder

Top Finder là phần mềm quét mail tập trung mạnh vào website và Google Search. Công cụ này cho phép bạn nhập từ khóa ngành, sau đó tự động tìm các website liên quan và trích xuất email hiển thị công khai. Công cụ phù hợp với những ai: 

• Bán sản phẩm/dịch vụ B2B
• Muốn tiếp cận doanh nghiệp, đại lý, đối tác
• Cần email theo ngành cụ thể như: nội thất, xây dựng, spa, giáo dục…

Nếu chọn đúng từ khóa, Top Finder giúp bạn thu về email có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực kinh doanh, dễ cá nhân hóa nội dung gửi mail hơn so với data trôi nổi. Bạn không nên quét quá rộng. Hãy bắt đầu từ từ khóa có ý định mua cao, ví dụ “dịch vụ”, “báo giá”, “cung cấp”, để nâng chất lượng data.

2. Công cụ lấy mail free Mailchimp

Mailchimp là nền tảng email marketing phổ biến toàn cầu, không phải phần mềm quét mail theo nghĩa truyền thống. Công cụ này hỗ trợ thu thập email thông qua form đăng ký, popup hoặc landing page.

Mailchimp phù hợp nếu bạn đã có traffic và muốn xây dựng data email theo hướng inbound, người dùng tự nguyện để lại thông tin. Ngược lại, nếu mục tiêu của bạn là chủ động thu thập email từ bên ngoài, Mailchimp không phải lựa chọn phù hợp.

3. Tool quét mail Super Email Spider

Super Email Spider là một trong những công cụ quét mail truyền thống, cho phép thu thập email từ website, công cụ tìm kiếm hoặc danh sách URL có sẵn. Điểm mạnh của phần mềm này nằm ở tốc độ và khả năng triển khai nhanh và không cần cấu hình phức tạp. 

Trong thực tế, Super Email Spider phù hợp khi cần xây dựng data trong thời gian ngắn, tuy nhiên email thu được thường cần thêm bước lọc và làm sạch để đảm bảo hiệu quả khi gửi số lượng lớn. 

4. Phần mềm lấy mail AMIS aiMarketing

AMIS aiMarketing không phải công cụ quét mail thuần số lượng lớn, mà là nền tảng thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng hợp pháp, thường thông qua form, landing page, hệ thống CRM. Phù hợp với:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Đội ngũ sale – marketing cần data rõ nguồn gốc
• Mô hình bán hàng dài hạn, cần nuôi dưỡng khách

Email thu được từ AMIS aiMarketing thường có tỷ lệ mở và phản hồi cao, vì người dùng đã chủ động để lại thông tin. Nếu bạn xác định làm email marketing bài bản, lâu dài, đây là công cụ nên kết hợp, chứ không thay thế hoàn toàn phần mềm quét mail truyền thống.

5. Phần mềm Web Email Extractor Pro

Web Email Extractor Pro cho phép trích xuất email từ website, văn bản hoặc file dữ liệu có sẵn. Phần mềm này phù hợp với cá nhân hoặc team nhỏ cần quét email nhanh, thao tác đơn giản. Tuy nhiên, công cụ không tập trung nhiều vào khâu phân loại và đánh giá chất lượng email, nên cần kết hợp thêm bước xử lý dữ liệu sau khi quét.

6. Phần mềm Atomic Email Hunter

Atomic Email Hunter là một trong những phần mềm quét mail lâu đời và khá phổ biến trong giới email marketing.

Công cụ hỗ trợ quét email từ website, Google và các nguồn công khai khác. Atomic Email Hunter phù hợp với người đã có kinh nghiệm làm data, vì để sử dụng hiệu quả, bạn cần biết cách lọc email, loại bỏ email không phù hợp và kết hợp thêm công cụ xác minh.

7. Phần mềm quét email Email Exporter

Email Exporter hỗ trợ trích xuất email từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và xuất file nhanh để sử dụng.

Công cụ phù hợp với nhu cầu xử lý nhanh dữ liệu đầu vào, nhưng không mạnh về lọc chất lượng hoặc phân loại theo mục tiêu marketing. Trong thực tế, Email Exporter thường được dùng kết hợp với các công cụ xác minh email để nâng cao hiệu quả.

8. Phần mềm quét email Facebook Simple UID

Simple UID hỗ trợ thu thập email được công khai trên Facebook như fanpage, profile hoặc thông tin liên hệ hiển thị công khai.

Công cụ phù hợp nếu bạn cần tìm email liên hệ cho mục đích chăm sóc khách hàng, hợp tác hoặc tư vấn dịch vụ. Tuy nhiên, tỷ lệ ra email phụ thuộc rất lớn vào việc người dùng có công khai email hay không, và không phù hợp để xây dựng danh sách email marketing quy mô lớn.

Xem thêm: Cách thu thập gmail của người khác trên Facebook để bán hàng

IV. Những lưu ý khi dùng phần mềm quét mail 

Nhiều trường hợp quét được hàng trăm, hàng nghìn email nhưng kết quả email marketing gần như bằng không, nguyên nhân không nằm ở phần mềm mà đến từ những sai lầm phổ biến dưới đây.

• Chạy theo số lượng email khi dùng phần mềm quét email, quét lan man nhiều ngành khiến data kém chất lượng, khó chuyển đổi.
• Không xác định rõ nguồn quét email dẫn đến danh sách email lẫn lộn, khó cá nhân hóa nội dung.
• Bỏ qua bước lọc và làm sạch email sau khi quét mail, khiến tỷ lệ bounce cao, dễ bị spam email.
• Gửi email hàng loạt ngay từ đầu với data vừa quét, làm giảm độ uy tín domain và IP gửi mail.
• Dùng chung một nội dung email cho mọi tệp email quét được, không phù hợp hành vi và nhu cầu người nhận.
• Không theo dõi hiệu quả chiến dịch email marketing, bỏ qua các chỉ số như tỷ lệ mở, click, phản hồi để tối ưu data và nội dung.

Kết luận 

Phần mềm quét email là giải pháp giúp bạn chủ động xây dựng data email khách hàng, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí marketing. Tùy vào mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn công cụ phù hợp để thu thập email phục vụ marketing và chăm sóc khách hàng lâu dài. Nếu bạn đang kinh doanh online hoặc làm marketing, việc chọn đúng phần mềm quét mail sẽ giúp bạn tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn rất nhiều.