15 Cách viết email chăm sóc khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp nhất

Trau dồi cách viết email chăm sóc khách hàng cũng là một trong những kỹ năng telesales cơ bản. Vậy cách viết như thế nào để hiệu quả nhất? Cùng tham khảo 15 cách viết email để support khách hàng hiệu quả dưới đây.

I. 15 Cách viết email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

1. Sử dụng ngôn từ lịch sự, dễ hiểu

Để viết email cho khách hàng với ngôn từ lịch sự và dễ hiểu, bạn có thể tuân theo các hướng dẫn sau đây:

1. Bắt đầu bằng lời chào hữu cảm: Hãy bắt đầu email của bạn bằng một lời chào hữu cảm như “Xin chào”, “Chào bạn”, hoặc “Xin chào đến với công ty chúng tôi”.
2. Sử dụng ngôn từ đơn giản và rõ ràng: Sử dụng ngôn từ đơn giản và tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ khó hiểu. Hãy viết bằng cách mà khách hàng có thể dễ dàng hiểu được.
3. Cung cấp thông tin chi tiết và chính xác: Hãy đảm bảo rằng các thông tin bạn cung cấp trong email là chính xác và đầy đủ. Hãy cung cấp các chi tiết liên quan đến câu hỏi hoặc vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.
4. Sử dụng ngôn từ lịch sự và chuyên nghiệp: Hãy sử dụng ngôn từ lịch sự và chuyên nghiệp trong email của bạn. Tránh sử dụng ngôn từ quá lịch sự hay quá khô khan, nhưng đồng thời cũng không sử dụng ngôn từ quá thân mật.
5. Kết thúc bằng lời cảm ơn và lời chào tạm biệt: Kết thúc email của bạn bằng lời cảm ơn và lời chào tạm biệt như “Xin cảm ơn đã liên hệ với chúng tôi”, hoặc “Chúc bạn một ngày tốt lành”.
6. Kiểm tra lại nội dung trước khi gửi: Trước khi gửi email, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra lại nội dung để tránh những sai sót ngữ pháp hay chính tả.

Với các hướng dẫn trên, bạn có thể viết email cho khách hàng một cách lịch sự, chuyên nghiệp và dễ hiểu.

2. Sử dụng tên riêng cho lời chào hỏi thân mật

Sử dụng tên riêng cho lời chào hỏi thân mật khi viết email có thể là một cách để tạo cảm giác gần gũi và thân thiện với người nhận. Đây là một cách để bạn có thể tạo sự kết nối và gần gũi với người nhận email của bạn.

Tuy nhiên, trước khi sử dụng tên riêng cho lời chào hỏi thân mật, bạn nên xem xét quan hệ của mình với người nhận email. Nếu quan hệ của bạn với người đó là thân thiết và gần gũi, sử dụng tên riêng là phù hợp. Tuy nhiên, nếu quan hệ của bạn với người đó là chuyên nghiệp hoặc mới quen, bạn nên sử dụng lời chào hữu cảm thông thường hơn.

Khi sử dụng tên riêng cho lời chào hỏi thân mật, hãy sử dụng tên đầy đủ của người đó thay vì tên viết tắt hoặc biệt danh. Ví dụ, thay vì viết “Chào bạn Zai”, bạn nên viết “Chào bạn Zaiden”.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng việc sử dụng tên riêng của người đó là phù hợp với văn phong và nội dung của email của bạn. Nếu email của bạn có tính chuyên nghiệp và nghiêm túc, sử dụng tên riêng có thể không phù hợp. Tuy nhiên, nếu email của bạn là thông tin cá nhân hoặc gửi đến bạn bè, sử dụng tên riêng có thể làm cho email của bạn thêm gần gũi và thân mật.

3. Nêu ra sự đồng cảm với khách hàng

Cách viết email chăm sóc khách hàng hiệu quả là bạn hãy nêu ra sự đồng cảm với họ. Hãy đặt mình vào vị trí của khách để thấu hiểu, cảm thông vấn đề họ gặp phải. Chỉ khi đó, bạn mới có thể giải đáp đúng thắc mắc của họ và khiến họ cảm thấy hài lòng. Đồng thời, bạn cũng có thể dễ dàng kết nối với khách hàng, thậm chí có thể khiến họ phản hồi hoặc liên hệ đến bạn sau khi đọc email.

4. Viết tiêu đề chứa thông tin chính

Tiêu đề là yếu tố không thể thiếu khi viết email chăm sóc khách hàng. Tiêu đề cần ngắn gọn, tập trung vào nội dung bạn gửi đến khách hàng. Ngoài ra, tiêu đề bạn viết cần có sự hấp dẫn để kích thích khách hàng click vào đọc email của bạn.

5. Nội dung email rõ ràng

Để nội dung email rõ ràng, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc viết email sau:

1. Tóm tắt nội dung email ở phần tiêu đề: Tiêu đề email cần phản ánh chính xác nội dung email của bạn và giúp người nhận có thể hiểu được nội dung của email ngay từ đầu.
2. Sử dụng ngôn từ đơn giản và rõ ràng: Sử dụng ngôn từ đơn giản và tránh sử dụng ngôn từ khó hiểu hoặc chuyên ngành. Điều này giúp người nhận email có thể hiểu rõ được ý của bạn.
3. Chia nhỏ nội dung email thành các đoạn: Chia nhỏ nội dung email thành các đoạn để dễ dàng đọc và hiểu.
4. Sử dụng các câu văn ngắn gọn: Sử dụng các câu văn ngắn gọn để giúp người nhận email có thể đọc và hiểu nội dung email của bạn một cách dễ dàng.
5. Tránh sử dụng ngôn từ quá chính mực hoặc quá trang trọng: Sử dụng ngôn từ thân thiện và gần gũi để tạo sự gần gũi và tin tưởng với người nhận email.
6. Tạo liên kết giữa các ý: Sử dụng các liên kết từ và câu để tạo liên kết giữa các ý trong email của bạn. Điều này giúp người nhận email có thể hiểu rõ hơn về nội dung của bạn.
7. Kết thúc email bằng lời chào hoặc câu kêu gọi hành động: Kết thúc email bằng một lời chào hoặc câu kêu gọi hành động để đảm bảo rằng người nhận email đã hiểu rõ nội dung của bạn và biết cách phản hồi lại email của bạn.

Ngoài ra, trước khi gửi email, bạn nên kiểm tra lại nội dung của email để đảm bảo rằng nó đầy đủ và không gây hiểu nhầm hoặc nhầm lẫn.

6. Số liệu chính xác

Nếu trong email chăm sóc khách hàng của bạn có số liệu thì nó cần phải chính xác. Đặc biệt các số liệu về thời gian, địa điểm, giá cả, mã hiệu hàng hoá… Như vậy, nội dung trao đổi càng rõ ràng và công việc sẽ tiến triển nhanh chóng.

7. Hạn chế thuật ngữ chuyên môn

Ngoài ra, một cách viết email chăm sóc khách hàng khác cần lưu ý là tránh dùng thuật ngữ chuyên môn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng việc bạn lý giải nội dung thư cho khách hàng hiểu. Vì vậy hãy cố gắng diễn đạt nội dung thật dễ hiểu, gần gũi với khách hàng.

8. Thiết lập thời gian trao đổi cụ thể

9. Gửi lời cảm ơn đến khách hàng

Nếu bạn đang thuyết phục khách hàng khó tính hay giải quyết phàn nàn của khách về sản phẩm. Hãy luôn lắng nghe sự góp ý của họ, đừng tranh cãi. Đồng thời hãy đặt mình vào vị trí của họ để gửi lời cảm ơn và tiếp thu ý kiến để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ hơn.

10. Thiết lập chữ ký email

Để thiết lập chữ ký email, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Mở trình duyệt web và truy cập vào tài khoản email của bạn.
2. Tìm kiếm các tùy chọn hoặc cài đặt trong hộp thư đến của bạn.
3. Tìm kiếm tùy chọn “Chữ ký” hoặc “Chỉnh sửa chữ ký”.
4. Nhập nội dung chữ ký của bạn vào ô văn bản được cung cấp. Nội dung chữ ký có thể bao gồm tên của bạn, tên công ty, số điện thoại, địa chỉ email hoặc bất kỳ thông tin liên lạc khác mà bạn muốn chia sẻ.
5. Có thể tùy chỉnh font chữ, màu sắc và kích thước của chữ ký.
6. Lưu các thay đổi và kiểm tra lại để đảm bảo rằng chữ ký của bạn đã được thêm vào.
7. Khi bạn viết email, chữ ký của bạn sẽ được tự động thêm vào cuối email.

Lưu ý rằng chữ ký email nên được thiết lập đơn giản, dễ đọc và không quá dài. Chữ ký email có thể giúp tăng tính chuyên nghiệp và đáng tin cậy của bạn trong các cuộc trao đổi thư từ.

11. Gọi trực tiếp để nhắc khách check mail

Hiện nay email marketing được ứng dụng rất rộng rãi. Chính vì thế một người có thể nhận được rất nhiều email một ngày. Khá nhiều người tỏ sự khó chịu với những email “spam” như thế. Và thông thương họ sẽ không có thói quen check email.

Do đó, đối với những email chăm sóc khách hàng, tiếp thị quan trọng như có báo giá hay hợp đồng lao động… thì bạn nên gọi điện thoại để nhắc khách hàng check email để không bị bỏ sót.

12. Kiểm tra ngữ pháp và lỗi chính tả

Email chăm sóc khách hàng không chỉ đại diện cho cá nhân bạn mà còn là “bộ mặt” của doanh nghiệp. Chính vì vậy, sự cẩn trọng khi viết nội dung là điều cực kỳ quan trọng. Hãy luôn chú ý cách sử dụng ngôn từ, kiểm tra ngữ pháp là lỗi chính tả trước khi gửi đi. Bởi không khách hàng nào muốn làm việc với người cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp.

13. Giọng điệu, xưng hô lịch sự, phù hợp

Một điều quan trọng nữa khi viết email chăm sóc khách hàng là cần có giọng điệu xưng hô phù hợp, lịch sự. Nguyên tắc xưng hô khi giao tiếp với khách hàng là cần bày tỏ sự tôn trọng. Đặc biệt nên chọn chức vụ càng cao để xưng hô càng đem lại hiệu quả tốt cho chiến dịch email marketing. Ngoài ra, nếu bạn đang viết email cho những khách hàng chung chung thì dùng cách xưng hô Ông-Bà (Mr, Mrs).

14. Nhắc nhở khách trả lời thư

Để nhắc nhở khách hàng trả lời thư của bạn, bạn có thể sử dụng một số câu sau:

1. “Tôi rất mong nhận được phản hồi của bạn trong thời gian sớm nhất”.
2. “Vui lòng trả lời email này để chúng tôi có thể tiếp tục xử lý yêu cầu của bạn”.
3. “Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, hãy trả lời email này để chúng tôi có thể giúp đỡ bạn”.
4. “Xin lưu ý rằng yêu cầu của bạn sẽ không được giải quyết nếu không có phản hồi từ bạn”.
5. “Vui lòng trả lời email này để xác nhận rằng bạn đã nhận được thông tin từ chúng tôi”.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các từ ngữ lịch sự và thân thiện để nhắc nhở khách hàng, ví dụ như “xin vui lòng” hoặc “rất mong”. Tuy nhiên, cần lưu ý không nên sử dụng quá nhiều từ ngữ nhắc nhở trong email, vì điều này có thể khiến người nhận cảm thấy khó chịu và áp lực.

15. Phản hồi nhanh chóng

Cuối cùng, nếu email chăm sóc khách hàng của bạn đã được khách hàng phản hồi thì bạn cần trả lời lại một cách nhanh chóng nhất có thể. Bởi không khách hàng nào muốn chờ đợi. Việc phản hồi nhanh chóng giúp họ cảm thấy được quan tâm hơn, đồng thời thấy hài lòng về dịch vụ của bạn hơn.

II. Mẫu email chăm sóc khách hàng

1. Mẫu tin tức thông báo về đăng ký sử dụng

Xin chào quý khách!

Chúng tôi là phần mềm MKT. Cảm ơn bạn đã đăng ký dùng thử phần mềm của chúng tôi. 

Dưới đây là bản dùng thử dành cho bạn…

Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về phần mềm qua Hotline: 0966 363 373

Cảm ơn quý khách đã đọc email.

2. Mẫu email quảng báo hay upsell

Bạn thân mến

Thấu hiểu được việc tiết kiệm chi phí đang là ưu tiên hàng đầu trong thời điểm khủng hoảng kinh tế đang diễn ra ngày càng phức tạp. Phần mềm MKT  chúng tôi xin gửi đến bạn thông tin chương trình khuyến mãi Mua 1 tặng 1. 

Sản phẩm áp dụng cho tất cả các sản phẩm 

Thời gian đăng ký: 1/3/2023 -10/3/2023

Đăng ký ngay tại đây.

Xin chân thành cảm ơn!