Tuyệt chiêu chăm sóc khách hàng qua điện thoại chuyên nghiệp

Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đều mong muốn xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng qua điện thoại chuyên nghiệp. Tuy nhiên, công việc này không chỉ đơn giản là nhấc máy và lắng nghe ý kiến khách hàng. Vậy làm thế nào để nâng cao hiệu quả cho đội ngũ chăm sóc người tiêu dùng bằng điện thoại? Mọi thông tin chi tiết sẽ được Phần mềm MKT bật mí ở bài viết dưới đây nhé!

I. Chăm sóc khách hàng qua điện thoại là gì?

Chăm sóc khách hàng qua điện thoại được biết đến là một công việc chính của nhân viên telesale. Họ đảm nhiệm vai trò tiếp cận và chăm sóc người tiêu dùng từ xa, nhanh chóng. Hình thức làm việc này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu và quan tâm đúng nhu cầu của khách hàng.

Để nâng cao hiệu quả trong công việc chăm sóc khách hàng qua điện thoại, mời bạn tham khảo quy trình chuyên nghiệp ở phần tiếp theo nhé!

II. Quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại chuyên nghiệp

Để nhận được đánh giá tích cực từ những người tiêu dùng, bạn cần xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Cụ thể, một quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại sẽ bao gồm những bước sau:

Bước 1: Nhấc máy và gửi lời chào đến khách hàng

Để tạo ấn tượng trong cuộc trò chuyện với khách hàng, bạn cần gửi lời chào trang trọng, thân thiết ngay ban đầu cho cuộc gọi. Nhờ đó, khách hàng sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và đồng thời sẵn sàng trao đổi với bạn.

Bước 2: Xác nhận thông tin khách hàng

Trước khi tìm hiểu vấn đề khách hàng, nhân viên chăm sóc cần biết cách xưng hô thiện cảm với người tiêu dùng. Chính vì thế, bạn cần xác định thông tin chi tiết về khách hàng để tránh làm mất lòng trong quá trình chăm sóc.

Bước 3: Tìm hiểu và xác định vấn đề của khách hàng

Phần lớn khách hàng sẽ gọi điện đến bạn khi họ đang gặp vấn đề và cần sự hỗ trợ. Do đó, bạn cần ghi chép những vấn đề mà họ gặp phải và từ đó giúp họ tìm ra những giải pháp hiệu quả. Nếu vấn đề nghiêm trọng thì hãy tham khảo ý kiến từ các thành viên trong bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc những người có chuyên môn cao.

Bước 4: Đưa ra một số giải pháp cho khách hàng lựa chọn

Sau khi xác định chính xác vấn đề của khách hàng thì bạn cần thông báo chi tiết với họ. Đồng thời đưa ra một số gợi ý về các để giải quyết những vấn đề đó như thế nào. Thật tốt nếu bạn giải thích rõ những gì doanh nghiệp đang làm để hỗ trợ khách hàng thông qua điện thoại.

Đội ngũ chăm sóc cần đảm bảo với khách hàng rằng vấn đề sẽ được xử lý nhanh chóng trong khoảng thời gian bao lâu. Thực hiện đúng với lời đảm bảo sẽ giúp thương hiệu ghi điểm trong mắt người tiêu dùng. Tuy nhiên, nếu vấn đề đó quá phức tạp và nằm ngoài khả năng xử lý của bạn thì cũng cần phải thông báo cho khách hàng biết.

Bước 5: Gửi lời chào tạm biệt đến khách hàng

Nếu lời chào là sự mở đầu cho cuộc trò chuyện thì lời tạm biệt là sự kết thúc của cuộc đối thoại. Do đó, bạn cần cần nói lời tạm biệt trân trọng nhằm tạo ấn tượng với khách hàng.

Tùy từng trường hợp, đội ngũ chăm sóc sẽ có cách tạm biệt khác nhau. Cụ thế:

• Vấn đề đã được giải quyết: Hãy hỏi khách hàng xem họ cần hỗ trợ gì nữa không và kết thúc cuộc gọi.
• Vấn đề vẫn chưa thể giải quyết: Hãy trấn an khách hàng rằng vấn đề này sẽ được xử lý nhanh chóng và hẹn gặp họ ở cuộc gọi gặp tiếp theo.

Bước 6: Lưu trữ thông tin, dữ liệu cuộc gọi

Nếu bạn nghĩ rằng sau khi kết thúc cuộc gọi với khách hàng là đã xong nhiệm vụ thì bạn đang gặp phải sai lầm. Đội ngũ chăm sóc cần lưu trữ dữ liệu cuộc gọi và các thông tin liên quan như thông tin khách hàng, vấn đề được xử lý và chưa được xử lý, xem người tiếp nhận chăm sóc là ai. Với bước này, công ty sẽ dễ dàng kiểm soát chất lượng của quy trình chăm sóc khách hàng và duy trì sự tín nhiệm với họ.

Qua bài viết trên, phần mềm MKT đã tổng hợp những thông tin về quy trình chăm sóc khách khách hàng qua điện thoại uy tín, hiệu quả. Đừng quên áp dụng những thông tin trên để nâng cao dịch vụ khách hàng nhé! Chúc bạn thành công!