Bật mí 10 mẫu email thông báo nội bộ cực chi tiết

Trong môi trường doanh nghiệp, việc truyền đạt thông tin nội bộ một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng. Nếu bạn chưa biết cách viết mẫu email thông báo nội bộ thì đừng lo. Trong bài viết này, Phần mềm Marketing sẽ giới thiệu cho bạn 10 mẫu email thông báo nội bộ, giúp bạn linh hoạt trong việc giao tiếp và quản lý thông tin trong tổ chức.

I. Email thông báo nội bộ là gì?

Email nội bộ là một phương thức truyền thông được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, giữa lãnh đạo, các cấp quản lý và nhân viên. Thông tin được truyền đi qua công cụ này đảm bảo được sự an toàn và minh bạch.

Loại email này được doanh nghiệp sử dụng cho các mục đích như sau:

• Thông báo thông tin: Việc sử dụng email giúp doanh nghiệp thông báo thông tin đến tất cả các phòng ban một cách nhanh chóng.
• Gắn kết tình cảm: Ngoài thông báo, doanh nghiệp sử dụng email nội bộ còn với mục đích gắn kết tình cảm nhân sự giữa các phòng ban, không phân biệt cấp bậc và chức vụ.
• Giảm tình trạng quá tải email: Thay vì gửi thông tin, tài liệu đến từng phòng ban, cá nhân riêng lẻ, doanh nghiệp có thể sử dụng email này để đăng tải thông báo tới nhân viên.

II. Vai trò của Email thông báo nội bộ

Email thông báo nội bộ trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp và quản lý thông tin. Dưới đây là một số vai trò chính của email nội bộ:

• Thông báo thông tin: Email nội bộ giúp doanh nghiệp truyền đạt thông tin đến tất cả các phòng ban một cách nhanh chóng. Thông qua email, lãnh đạo và quản lý có thể thông báo về các sự kiện, chính sách mới, hoặc thay đổi quan trọng trong tổ chức.
• Gắn kết tình cảm: Ngoài việc thông báo, email nội bộ còn giúp gắn kết tình cảm giữa các nhân viên và các phòng ban. Nhân viên có thể chia sẻ thông tin cá nhân, thành tựu công việc, hoặc gửi lời chúc mừng đến đồng nghiệp thông qua email.
• Giảm tình trạng quá tải email: Thay vì gửi thông tin, tài liệu đến từng phòng ban hoặc cá nhân riêng lẻ, doanh nghiệp có thể sử dụng email nội bộ để đăng tải thông báo tới tất cả nhân viên. Điều này giúp giảm tình trạng quá tải email và tạo ra một nguồn thông tin chung cho toàn bộ tổ chức.

III. Gợi ý 10 mẫu email thông báo nội bộ

Nếu bạn chưa có ý tưởng gì cho email thông báo nội bộ thì đứng lo, dưới đây sẽ là 10 mẫu email  cực hay và chi tiết để bạn tham khảo. Cùng tìm hiểu nhé:

1. Email thông báo về thay đổi nhân sự

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Chúng tôi xin thông báo, bắt đầu từ ngày 15 tháng 4 năm 2024, ông Nguyễn Văn A sẽ chính thức nhậm chức vụ Giám đốc Kỹ thuật của công ty. Ông A có hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành và đã đóng góp không nhỏ cho sự phát triển của nhiều dự án quan trọng. Chúng tôi tin tưởng rằng với sự nhiệt huyết và kinh nghiệm của mình, ông A sẽ đưa bộ phận kỹ thuật của chúng ta lên một tầm cao mới.

Trong thời gian chuyển giao, chúng tôi mong muốn mọi nhân viên sẽ hỗ trợ ông A để quá trình này diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, chúng tôi cũng xin cảm ơn ông B, người đã giữ vị trí này trong 5 năm qua và đã có những đóng góp to lớn cho công ty. Ông B sẽ tiếp tục làm việc với chúng tôi trong vai trò cố vấn và chuyên gia chiến lược.

Chúng tôi hy vọng rằng mọi người sẽ chào đón ông A và tiếp tục phát huy tinh thần làm việc đoàn kết, sáng tạo để cùng nhau xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và thân thiện. Mọi ý kiến đóng góp hoặc thắc mắc có thể được gửi trực tiếp đến phòng Nhân sự hoặc qua email nội bộ.

Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Giám đốc Nhân sự

2. Email thông báo về chính sách mới

 Kính gửi toàn thể nhân viên,

Chúng tôi xin thông báo về chính sách nội bộ mới được ban hành nhằm cải thiện môi trường làm việc và tăng cường hiệu suất công việc. Chính sách mới này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01 tháng 5 năm 2024. Mọi nhân viên đều được yêu cầu nắm rõ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định được đề ra.

Chính sách mới bao gồm các điều chỉnh về giờ làm việc linh hoạt, quy trình nghỉ phép, và các biện pháp an toàn lao động. Đặc biệt, chúng tôi muốn nhấn mạnh đến việc áp dụng công nghệ mới vào quản lý dự án để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận.

Chúng tôi hiểu rằng mọi thay đổi đều cần có thời gian để thích nghi, do đó, phòng Nhân sự sẽ tổ chức các buổi hội thảo để giải đáp thắc mắc và hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi. Ngoài ra, chúng tôi cũng khuyến khích mọi người gửi phản hồi và đề xuất về chính sách mới thông qua email hoặc qua hệ thống góp ý nội bộ.

Xin cảm ơn sự hợp tác và cam kết của quý vị đối với sự phát triển của công ty. Chúng tôi tin tưởng rằng với sự đồng lòng và nỗ lực của toàn thể nhân viên, chúng ta sẽ tiếp tục xây dựng một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự thành công chung.

Trân trọng,

Ban Giám Đốc

3. Email thông báo về sự kiện công ty

Kính gửi Quý đồng nghiệp,

Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng công ty chúng ta sẽ tổ chức sự kiện thường niên vào ngày 20 tháng 5 tới đây. Sự kiện này sẽ là cơ hội để chúng ta tổng kết những thành tựu đã đạt được trong năm qua, đồng thời đặt ra hướng đi mới cho năm tiếp theo.

Chúng tôi mong muốn sự tham gia của tất cả các bạn, vì mỗi người là một phần quan trọng trong sự thành công chung của công ty. Đây cũng là dịp để chúng ta giao lưu, kết nối và chia sẻ với nhau.

Xin vui lòng xác nhận sự tham gia của bạn trước ngày 10 tháng 5 để chúng tôi có thể chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện.

Trân trọng,

Ban Tổ Chức Sự Kiện

4. Email thông báo về kết quả kinh doanh

Kính gửi toàn thể CBNV,

Chúng tôi rất vui mừng thông báo kết quả kinh doanh quý vừa qua của công ty chúng ta đã đạt được những thành tựu đáng kể. Nhờ vào sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên và sự hỗ trợ từ các bộ phận, chúng ta đã vượt qua được những thách thức và đạt được mục tiêu đề ra.

Doanh thu của chúng ta đã tăng trưởng ổn định, và lợi nhuận cũng đã cải thiện đáng kể so với cùng kỳ năm ngoái. Điều này là minh chứng cho sự cam kết và tinh thần làm việc cống hiến của mỗi người trong công ty.

Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả CBNV đã đóng góp công sức và trí tuệ của mình vào sự phát triển chung của công ty. Hãy tiếp tục duy trì tinh thần này và cùng nhau hướng đến những mục tiêu lớn hơn trong tương lai.

Trân trọng,

Ban Giám Đốc

5. Email thông báo về chương trình khuyến mãi

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Chúng tôi rất vui mừng thông báo chương trình khuyến mãi đặc biệt dành riêng cho nhân viên của chúng ta. Đây là cơ hội để chúng ta bày tỏ lòng biết ơn đối với sự cống hiến không ngừng của các bạn cho công ty. Chương trình sẽ bắt đầu từ ngày 10/04/2024 và kéo dài đến hết ngày 30/04/2024.

Trong thời gian này, nhân viên sẽ được hưởng mức giảm giá 20% cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Để tham gia, các bạn chỉ cần sử dụng mã khuyến mãi “THANKYOU2024” khi thanh toán. Chúng tôi hy vọng rằng chương trình này sẽ mang lại niềm vui và sự thoải mái cho các bạn sau những giờ làm việc căng thẳng.

Xin cảm ơn và chúc mọi người một ngày làm việc hiệu quả!

Trân trọng,

Ban Quản Lý

6. Email thông báo về hướng dẫn an toàn

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Chúng tôi xin thông báo về việc cập nhật hướng dẫn an toàn mới nhất trong công ty. Đây là một phần quan trọng trong việc đảm bảo sức khỏe và an toàn cho mỗi thành viên trong môi trường làm việc của chúng ta. Hướng dẫn mới bao gồm các biện pháp phòng ngừa, quy trình xử lý sự cố và thông tin liên lạc khẩn cấp.

Xin vui lòng đọc kỹ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định được đề cập trong tài liệu đính kèm. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận Hành chính – Nhân sự.

Chúng tôi tin tưởng rằng với sự hợp tác và ý thức của mỗi người, chúng ta có thể tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả. Cảm ơn sự chú ý và hợp tác của bạn.

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

7. Email thông báo về khảo sát ý kiến

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Chúng tôi xin thông báo rằng công ty sẽ tiến hành một cuộc khảo sát ý kiến nội bộ vào ngày mai nhằm thu thập phản hồi và góp ý từ các bạn về môi trường làm việc và quy trình công việc hiện tại. Mục tiêu của cuộc khảo sát này là để cải thiện chất lượng làm việc và sự hài lòng của nhân viên trong công ty.

Cuộc khảo sát sẽ được gửi qua email và chỉ mất khoảng 5-10 phút để hoàn thành. Chúng tôi rất mong nhận được sự tham gia nhiệt tình và ý kiến chân thành từ mọi người, vì mỗi ý kiến đóng góp là quý giá đối với sự phát triển của công ty chúng ta.

Xin cảm ơn và trân trọng kính mời.

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

8. Email thông báo về chương trình đào tạo

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Chúng tôi rất vui mừng thông báo về chương trình đào tạo mới sắp được triển khai trong công ty. Chương trình này được thiết kế để nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn, hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp của mỗi cá nhân.

Chương trình sẽ bắt đầu từ ngày 15 tháng 4 và kéo dài trong 8 tuần. Mọi chi tiết liên quan đến lịch trình và nội dung cụ thể sẽ được gửi đến từng bạn trong tuần tới.

Chúng tôi khuyến khích mọi người đăng ký tham gia để tận dụng cơ hội này. Đây là bước đi quan trọng giúp chúng ta không ngừng phát triển và đạt được những thành tựu mới trong tương lai.

Trân trọng,

Ban Quản Lý Nhân Sự

9. Email thông báo về ngày nghỉ lễ

Kính gửi: Toàn thể Cán bộ, Nhân viên công ty,

Chúng tôi xin thông báo lịch nghỉ lễ sắp tới như sau:

Nhân dịp [tên dịp lễ], công ty chúng ta sẽ nghỉ từ ngày [ngày bắt đầu] đến hết ngày [ngày kết thúc]. Mọi hoạt động làm việc sẽ được tiếp tục từ ngày [ngày làm việc trở lại].

Trong thời gian nghỉ lễ, nếu có vấn đề cần giải quyết khẩn cấp, xin vui lòng liên hệ qua email với:

– Bộ phận Kinh doanh: [địa chỉ email]

– Bộ phận Hỗ trợ khách hàng: [địa chỉ email]

– Các công việc chung: [địa chỉ email]

Chúng tôi kính chúc toàn thể Cán bộ, Nhân viên có một kỳ nghỉ lễ an lành và hạnh phúc. Xin cảm ơn sự nỗ lực và đóng góp của mọi người trong thời gian qua.

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

10. Email thông báo về các hoạt động khác

Kính gửi toàn thể nhân viên,

Chúng tôi xin thông báo về một số hoạt động sắp tới trong công ty. Đầu tiên, chúng ta sẽ có một buổi họp toàn công ty vào ngày 10/4 để bàn về các chiến lược phát triển quý II. Ngoài ra, phòng Nhân sự sẽ tổ chức khóa đào tạo về kỹ năng quản lý thời gian vào ngày 15/4.

Chúng tôi cũng muốn nhắc nhở mọi người về chiến dịch “Xanh hóa văn phòng” sẽ được khởi động từ ngày 20/4, với mục tiêu giảm thiểu rác thải nhựa và tiết kiệm năng lượng. Mọi ý kiến đóng góp và sự tham gia tích cực của các bạn sẽ là nguồn động viên lớn cho chúng tôi.

Xin cảm ơn và mong nhận được sự hợp tác từ tất cả các bạn.

Trân trọng,

[Tên bạn]

IV. Lưu ý khi gửi email thông báo nội bộ

Lưu ý khi gửi email thông báo nội bộ trong doanh nghiệp là một phần quan trọng để đảm bảo hiệu quả và sự minh bạch trong giao tiếp nội bộ. Dưới đây là một số lưu ý cần xem xét khi sử dụng email thông báo nội bộ:

• Chọn thời điểm phù hợp: Hãy xem xét thời gian gửi email để đảm bảo rằng thông tin sẽ được nhân viên đọc và hiểu. Tránh gửi vào cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc.
• Sử dụng ngôn ngữ chính xác và rõ ràng: Viết email một cách rõ ràng, ngắn gọn và sử dụng ngôn ngữ chính xác. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc không rõ ràng.
• Đảm bảo tính bảo mật: Khi gửi thông tin nhạy cảm, hãy sử dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa email hoặc gửi thông tin qua kênh an toàn.
• Kiểm tra lại thông tin trước khi gửi: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại nội dung để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc thông tin sai sót.
• Sử dụng chức năng CC và BCC một cách hợp lý: CC (Carbon Copy) cho phép gửi email đến nhiều người cùng lúc, trong khi BCC (Blind Carbon Copy) giúp giữ thông tin riêng tư của người nhận.
• Tránh gửi email quá thường xuyên: Gửi email quá thường xuyên có thể làm cho nhân viên cảm thấy quá tải và không hiệu quả.

Kết luận

Trên đây là bài viết chia sẻ 10 mẫu email thông báo nội bộ cực hay và chi tiết dành cho bạn. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!