Phần mềm chatbot là gì? Cách sử dụng chatbot đơn giản nhất

Doanh nghiệp lại không thể túc trực 24/7 để trả lời từng câu hỏi lặp đi lặp lại. Đó là lý do phần mềm chatbot trở thành công cụ đắc lực trong chăm sóc khách hàng và bán hàng tự động. Vậy phần mềm chatbot là gì? Hãy cùng khám phá Phần mềm MKT 0 đồng trong bài viết sau.

I. Phần mềm chatbot là gì?

Phần mềm chatbot là một “nhân viên ảo” có thể trò chuyện tự động với khách hàng thay bạn, thông qua tin nhắn. Nó giống như bạn đang nhắn tin với người thật – nhưng thật ra là một chương trình máy tính được lập trình sẵn để trả lời.

Hiện nay có 2 dạng chatbot phổ biến:

• Chatbot theo kịch bản: Hoạt động dựa trên các luồng câu hỏi, trả lời được lập trình sẵn. Loại này hoạt động theo lộ trình đã lập trình trước. Bạn hỏi đúng thì chatbot sẽ trả lời đúng.
• Chatbot AI (trí tuệ nhân tạo): Sử dụng công nghệ NLP để hiểu ngữ nghĩa và trả lời linh hoạt. Có khả năng “học” qua từng cuộc hội thoại để ngày càng thông minh hơn.

II. Lợi ích khi sử dụng phần mềm chatbot

Vậy chatbot mang lại lợi ích gì cho người kinh doanh và doanh nghiệp? Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng chatbot: 

• Tự động hóa chăm sóc khách hàng 24/7: Chatbot có thể trả lời hàng trăm khách hàng cùng lúc mà không cần nghỉ. Giúp doanh nghiệp không bỏ sót tin nhắn, giữ chân khách hàng tốt hơn.
• Tăng tỷ lệ chốt đơn: Chatbot có thể tư vấn sản phẩm, hướng dẫn thanh toán, gửi mã khuyến mãi, tạo đơn tự động, giúp rút ngắn hành trình mua hàng.
• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Thay vì tuyển thêm nhiều nhân viên tư vấn, doanh nghiệp chỉ cần duy trì 1 chatbot hoạt động không mệt mỏi.
• Thu thập và phân loại khách hàng tự động: Chatbot có thể lưu thông tin người dùng, phân nhóm theo nhu cầu, độ tuổi, hành vi,… để phục vụ chiến lược remarketing sau này.
• Tăng trải nghiệm người dùng: Giao diện trò chuyện thân thiện, phản hồi tức thì giúp khách cảm thấy được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn.

III. Cách lựa chọn phần mềm chatbot phù hợp

Khi chọn phần mềm chatbot, bạn cần cân nhắc để lựa chọn được phần mềm phù hợp:

• Mục tiêu sử dụng: Tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách cũ, khảo sát, v.v.
• Tính năng cần thiết: Soạn kịch bản dễ, hỗ trợ đa nền tảng (FB, Zalo, web…), có AI hoặc không.
• Khả năng kết nối: Có tích hợp CRM, email/SMS, phần mềm marketing không?
• Giao diện quản lý: Có dễ dùng không, hỗ trợ tiếng Việt?
• Chi phí và hỗ trợ kỹ thuật: Có bản miễn phí? Có đội ngũ hỗ trợ khi cần?

Gợi ý: Nếu bạn muốn dùng phần mềm chatbot cho Facebook/Zalo và kết hợp bán hàng tự động, có thể tham khảo các giải pháp chatbot Việt như phần mềm MKT Care, MKT Zalo hay ManyChat.

Xem thêm: Manychat là gì? Cách sử dụng chatbot Manychat chi tiết A-Z

IV. TOP 5 phần mềm chatbot phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có nhiều loại phần mềm chatbot được phát triển để phục vụ những mục đích khác nhau như chăm sóc khách hàng, hỗ trợ bán hàng, thu thập dữ liệu hoặc nâng cao trải nghiệm người dùng.

1. Chatbot trên nền tảng mạng xã hội

Đây là loại chatbot được dùng nhiều nhất hiện nay vì khách hàng thường xuyên nhắn tin cho shop qua Facebook hoặc Zalo.

Ví dụ: Khi bạn nhắn tin cho một fanpage và nhận được tin nhắn phản hồi ngay lập tức như “Shop chào bạn, bạn cần hỗ trợ gì?” thì đó là chatbot đang trả lời thay người thật.

Chatbot sẽ gửi hình ảnh sản phẩm, hỏi khách muốn mua gì, thậm chí tạo đơn hàng tự động nếu bạn cài đặt sẵn.

Loại này rất phù hợp với các chủ shop online, người bán hàng trên mạng xã hội, vì dễ cài đặt, chi phí thấp và giúp trả lời tin nhắn nhanh chóng.

2. Chatbot trên website

Đây là loại chatbot được tích hợp trực tiếp trên website của doanh nghiệp, thường xuất hiện dưới dạng khung chat ở góc màn hình. Khi người dùng truy cập vào trang web, chatbot sẽ tự động gửi lời chào hoặc gợi ý hỗ trợ.

Chatbot có thể gợi ý sản phẩm, hướng dẫn đặt hàng, gửi mã giảm giá, thu thập email, số điện thoại. 

Phù hợp với các cửa hàng có website riêng, các doanh nghiệp bán hàng online qua landing page hoặc chạy quảng cáo kéo khách về web.

3. Chatbot tích hợp CRM và hệ thống marketing tự động

Đây là loại chatbot dành cho những doanh nghiệp muốn chăm sóc khách hàng bài bản và chuyên sâu.

Khác với chatbot đơn giản chỉ trả lời tin nhắn, loại này có thể:

• Ghi nhớ thông tin từng khách hàng (họ tên, số điện thoại, lịch sử mua hàng,…)
• Gửi tin nhắn tự động theo lịch (ví dụ: nhắc khách đặt lại đơn sau 7 ngày)
• Phân nhóm khách theo nhu cầu để gửi nội dung phù hợp

Ví dụ: Khách đã từng mua giày thể thao, chatbot có thể tự động giới thiệu sản phẩm giày mới, giảm giá đúng phân khúc khách quan tâm.

Loại này phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc người kinh doanh muốn nuôi dưỡng khách hàng lâu dài, không chỉ bán một lần rồi thôi.

4. Chatbot AI

Chatbot AI là gì? Là loại chatbot có khả năng hiểu được câu hỏi của khách ngay cả khi họ viết không đúng mẫu câu đã cài trước.

Ví dụ: Dù khách hỏi “Có giao hàng cuối tuần không?”, “Cuối tuần bên mình có ship không?” hay “Shop có làm việc Chủ Nhật không?”, chatbot AI vẫn hiểu và phản hồi chính xác.

Loại này hoạt động gần giống như con người trả lời, càng dùng nhiều thì càng thông minh hơn.

Phù hợp với các doanh nghiệp muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm tỉ lệ nhầm lẫn, xử lý nhiều tình huống linh hoạt hơn.

5. Chatbot giọng nói (Voicebot)

Voicebot là chatbot có khả năng giao tiếp qua giọng nói. Thay vì nhắn tin, bạn có thể nói chuyện với chatbot bằng giọng nói, và nó sẽ hiểu bạn đang cần gì.\

Ví dụ: Bạn gọi điện đến ngân hàng, nghe thấy máy hỏi “Bạn muốn tra cứu số dư hay chuyển khoản?”, rồi bạn nói “tra cứu số dư” – hệ thống sẽ xử lý và trả lời bạn ngay lập tức.

Đây chính là chatbot giọng nói – rất hữu ích cho các tổng đài, dịch vụ chăm sóc khách hàng qua điện thoại, hoặc ứng dụng di động.

Kết luận 

Tùy vào việc bạn đang bán hàng ở đâu, quy mô ra sao và mục tiêu sử dụng là gì mà bạn nên chọn loại phần mềm chatbot phù hợp. Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh online, hãy bắt đầu với chatbot trên Facebook, Zalo. Nếu bạn đã có website riêng, nên tích hợp thêm chatbot để không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng. Và nếu muốn chăm sóc khách hàng chuyên sâu, hãy tìm hiểu về chatbot AI hoặc chatbot kết hợp CRM