Phần mềm chatbot là gì? Cách sử dụng chatbot đơn giản nhất

Trong thế giới kinh doanh nhanh chóng ngày nay, các công ty luôn tìm kiếm cách để cải thiện dịch vụ khách hàng và giữ vững vị trí dẫn đầu trước đối thủ cạnh tranh. Một công cụ đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây là phần mềm chatbot. Hãy cùng Phần mềm MKT tìm hiểu phần mềm chatbot là gì trong bài viết này.

I. Phần mềm chatbot là gì?

Phần mềm chatbot là một phần mềm mà bạn sử dụng những con bot, AI có sẵn hoặc được thiết lập để tự động trò chuyện với khách hàng, giải đáp thắc mắc, hướng dẫn mua hàng, hoặc hỗ trợ dịch vụ sau bán. Khác với con người, chatbot làm việc 24/7, không cần nghỉ trưa, không phàn nàn, và có thể nói chuyện với hàng ngàn người cùng lúc.

Điều đặc biệt quan trọng là, chatbot ngày nay không chỉ trả lời máy móc nữa. Nó đã được xây dựng dựa trên chuyên môn sâu, những kiến thức chính xác về lĩnh vực kinh doanh của bạn. Ví dụ, nếu công ty bạn bán bảo hiểm, chatbot sẽ phải hiểu tường tận các sản phẩm bảo hiểm.

 

Không chỉ có kiến thức, chatbot còn được huấn luyện từ hàng ngàn tình huống khách hàng thật, để trả lời sao cho tự nhiên, đúng tâm lý, sát với nhu cầu thực tế chứ không nói kiểu “lý thuyết suông”.

Ví dụ đơn giản: bạn nhắn tin hỏi fanpage bán quần áo, “Cửa hàng mở cửa lúc mấy giờ?”, thì chatbot sẽ tự động trả lời cho bạn ngay lập tức, kiểu như: “Chúng tôi mở cửa từ 8h sáng đến 9h tối mỗi ngày ạ!”

Chatbot có thể làm rất nhiều việc như:

• Tư vấn sản phẩm
• Giải đáp thắc mắc
• Hướng dẫn mua hàng
• Thậm chí đôi khi còn chốt đơn bán hàng luôn!

 

Tóm lại, chatbot là một “cái máy biết trò chuyện”, được lập trình để giúp đỡ, tư vấn hoặc trả lời cho con người, mà không cần người thật phải ngồi nhắn tin từng câu một.

II. Lợi ích và hạn chế của phần mềm chatbot

Chatbot đang ngày càng phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ dịch vụ khách hàng, marketing, đến giáo dục và y tế. Chatbot mang đến nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích đó, Chatbot cũng có một số hạn chế cần được cân nhắc trước khi sử dụng.

1. Lợi ích của phần mềm chatbot

Sau khi tìm hiểu phần mềm chatbot là gì ở trên, có thể thấy phần mềm chatbot không chỉ là một công cụ đơn thuần giúp giao tiếp với khách hàng một cách tự động, mà nó còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.

• Tối ưu hóa hiệu quả chi phí: Với chatbot, doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lượng nhân viên cần thiết để xử lý các yêu cầu thường gặp. Điều này giúp tiết kiệm chi phí nhân sự và tăng cường năng suất.
• Phục vụ 24/7: Chatbot hoạt động suốt 24/7 mà không cần nghỉ ngơi hay nghỉ lễ. Điều này giúp cung cấp dịch vụ liên tục và nâng cao hài lòng của khách hàng.
• Phản hồi nhanh chóng: Chatbot có khả năng đáp ứng ngay lập tức, không phải chờ đợi như khi gọi điện thoại hay nhắn tin. Điều này tạo ra trải nghiệm người dùng tiện lợi và đáng tin cậy.
• Tùy chỉnh và cá nhân hóa: Phần mềm chatbot có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và thương hiệu của từng doanh nghiệp, từ cách chào hỏi đến phong cách giao tiếp.

2. Những hạn chế của phần mềm chatbot

Mặc dù Chatbot mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng nó cũng có một số hạn chế nhất định cần được cân nhắc trước khi triển khai:

• Nội dung phản hồi bị giới hạn: Chatbot thường được lập trình dựa trên kịch bản với các câu hỏi và câu trả lời được định sẵn, điều này có thể dẫn đến việc thiếu tính linh hoạt trong giao tiếp và không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng. Làm cho khách hàng có thể cảm thấy nhàm chán với những câu trả lời lặp lại và máy móc.
• Chi phí phát triển và vận hành: Lập trình Chatbot với các chức năng phức tạp có thể tốn kém. Doanh nghiệp cần đầu tư vào việc bảo trì và cập nhật Chatbot thường xuyên để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
• Khả năng ứng dụng: Không phải doanh nghiệp nào hay tất cả các lĩnh vực đều phù hợp để sử dụng Chatbot. Chatbot có thể không hiệu quả trong việc xử lý các vấn đề phức tạp hoặc nhạy cảm.
• Rủi ro về bảo mật thông tin: Chatbot có thể thu thập một lượng lớn thông tin cá nhân của khách hàng. Doanh nghiệp cần đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin khách hàng để tránh rủi ro bị đánh cắp hoặc sử dụng sai mục đích.

III. Cách dùng phần mềm chatbot trên Facebook 

Sau khi đã tìm hiểu tổng quan phần mềm chatbot là gì và những lợi ích mang lại thì chắc chắn nếu là người kinh doanh sẽ không thể bỏ qua phần mềm này. Sau đây Phần mềm MKT sẽ hướng dẫn bạn cách dùng phần mềm chatbot trên Facebook:

• Bước 1: Truy cập trang web AhaChat để tạo chatbot miễn phí.
• Bước 2: Nhấn chọn Đăng nhập bằng Facebook.

• Bước 3: Hệ thống sẽ truy cập vào Facebook cá nhân và yêu cầu bạn nhấn chọn Tiếp tục dưới tên đó.

• Bước 4: Chọn trang mà bạn muốn tạo Chatbot > Nhấn chọn Tiếp.

• Bước 5: Đồng ý cấp các quyền cho phép AhaChat truy cập vào tin nhắn Fanpage của bạn.

• Bước 6: Bạn nhấn chọn tiếp OK để hệ thống quay lại trang web AhaChat.

• Bước 7: Lúc này, hệ thống sẽ yêu cầu bạn điền lĩnh vực hoạt động của Fanpage và số điện thoại cá nhân > Nhấn chọn Hoàn tất khi bạn đã điền xong.

• Bước 8: Nhấn chọn Tạo bot.

• Bước 9: Nhấn chọn Fanpage bạn muốn tạo chatbot > Chọn mẫu chatbot > Nhấn chọn Tạo mới.

• Bước 10: Sau đó, bạn nhấn chọn mục Trả lời tự động > Lựa chọn kịch bản trả lời tự động cho Fanpage của mình.

• • Kịch bản chào mừng: chỉ tự động trả lời khi với những khách hàng mới đến trang hoặc nhấn chọn bắt đầu.
  • Kịch bản mặc định: thường dùng thông báo với khách vui lòng đợi hoặc quay lại sau vì hiện không có người trực page để giải đáp thắc mắc.
  • Kịch bản từ khóa: sử dụng mẫu này khá phức tạp, thường dùng khi muốn thu thập thông tin của khách hàng.
• Bước 11: Nhấn chọn Tạo mới block > Nhấn chọn Hội thoại.

• Bước 12: Nhấn chọn vào khung hội thoại vừa được tạo. Tại đây, bạn nhập tên, các đoạn tin nhắn tự động và các điều kiện đi kèm bên dưới.

• Bước 13: Nhấn chọn Lưu thay đổi sau khi bạn đã hoàn thành.

• Bước 14: Nối các khung tin nhắn tự động theo trình tự bạn đã thiết lập trước.

Ngoài ra, một trong những chatbot thông minh mà bạn nên tham khảo là Content AI. Được phát triển dựa trên trí tuệ nhân tạo và xử lý ngôn ngữ tự nhiên, Content AI chatbot sở hữu những tính năng nổi bật sau:

• Hỗ trợ viết, chỉnh sửa và phát triển các loại nội dung khác nhau như blog, tin tức, email và nhiều loại nội dung khác.
• Phản hồi linh hoạt theo ngữ cảnh, cá nhân hóa trải nghiệm người dùng.
•  Hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin, định nghĩa thuật ngữ và thậm chí nghiên cứu các vấn đề cụ thể bằng cách tương tác với Content AI.

IV. Một số chatbot được sử dụng phổ biến hiện nay

Hiện nay có rất nhiều chatbot khác nhau được sử dụng phổ biến. Dưới đây là một số chatbot mà Phần mềm MKT đã khảo sát được phần lớn mọi người đang sử dụng, đó là:

1. Chat GPT

Chat GPT là một công cụ chatbot AI được phát triển bởi OpenAI, sử dụng công nghệ tiên tiến để hiểu và phản hồi ngôn ngữ tự nhiên một cách mượt mà, gần gũi như cách con người giao tiếp với nhau. Phạm vi trao đổi thông tin của Chat GPT được giới thiệu là không giới hạn.

Điểm nổi bật của Chat GPT:

• Khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên: Chat GPT được đào tạo trên một tập dữ liệu khổng lồ gồm văn bản và mã, giúp nó hiểu và phản hồi chính xác các yêu cầu của người dùng.
• Trò chuyện tự nhiên: Chat GPT có khả năng tạo ra các cuộc trò chuyện mượt mà, mạch lạc, giống như cách hai người đang trò chuyện trực tiếp với nhau.
• Phạm vi trao đổi thông tin rộng rãi: Chat GPT có thể xử lý nhiều chủ đề khác nhau, từ các câu hỏi đơn giản đến các cuộc thảo luận phức tạp.

2. Chatbot bán hàng

Chatbot bán hàng là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp bán hàng hiệu quả 24/7. Với khả năng cập nhật liên tục, chatbot giúp bạn không bỏ sót bất kỳ khách hàng tiềm năng nào.

Ưu điểm nổi bật của chatbot bán hàng:

• Dễ sử dụng: Chatbot được thiết kế đơn giản, dễ dàng sử dụng cho cả người mới bắt đầu.
• Tương tác trực quan: Chatbot sử dụng các block tương tác đa dạng như văn bản, hình ảnh, video để tạo trải nghiệm trực quan cho khách hàng.
• Hiệu quả cao: Chatbot có thể tự động hóa các quy trình bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
• Tăng doanh thu: Chatbot có thể thu hút khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, và thúc đẩy doanh số bán hàng.

3. Chatbot chăm sóc khách hàng

Chatbot chăm sóc khách hàng là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Chatbot có thể tự động trả lời các câu hỏi thường gặp, giải quyết các vấn đề đơn giản và hỗ trợ khách hàng 24/7.

Ưu điểm của chatbot chăm sóc khách hàng:

• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Chatbot giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7, nhanh chóng và hiệu quả.
• Tiết kiệm chi phí: Chatbot giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Chatbot giúp khách hàng giải quyết vấn đề nhanh chóng và dễ dàng, từ đó tăng sự hài lòng của khách hàng.

4. Chatbot trò chuyện

Chatbot trò chuyện là loại chatbot phổ biến nhất hiện nay, hoạt động dựa trên dữ liệu có sẵn. Khi khách hàng đặt câu hỏi, chatbot sẽ đưa ra các tùy chọn liên quan để họ lựa chọn. Sau đó, chatbot sẽ cung cấp câu trả lời dựa trên thông tin khách hàng đã chọn.

Tuy nhiên, chatbot trò chuyện cũng có một số hạn chế:

• Tốc độ chậm: Việc giải đáp yêu cầu của khách hàng có thể diễn ra chậm do khách hàng cần trả lời nhiều câu hỏi và lựa chọn nhiều tùy chọn.
• Thiếu chính xác: Chatbot có thể không trả lời được các câu hỏi không được lập trình sẵn hoặc đưa ra câu trả lời thiếu chính xác.

5. Chatbot theo từ khóa

Chatbot theo từ khóa là một bước tiến mới trong công nghệ chatbot, sử dụng Machine Learning để xử lý truy vấn người dùng một cách thông minh và mượt mà hơn.

Ưu điểm của Chatbot theo từ khóa:

• Trải nghiệm mượt mà: Chatbot không đưa ra các tùy chọn khuôn mẫu, giúp người dùng có trải nghiệm mượt mà và trực quan hơn.
• Độ chính xác cao: Khả năng phân tích và hiểu mục đích của người dùng giúp chatbot đưa ra kết quả trả lời chính xác hơn.
• Khả năng mở rộng: Chatbot có thể được huấn luyện với nhiều dữ liệu hơn để nâng cao khả năng xử lý các truy vấn phức tạp.

6. Chatbot theo ngữ cảnh

Chatbot theo ngữ cảnh là thế hệ chatbot tiên tiến nhất hiện nay, sử dụng sự kết hợp của Natural Language Processing (Xử lý ngôn ngữ tự nhiên), AI (Trí tuệ nhân tạo) và Machine Learning (Học máy) để mang đến trải nghiệm cá nhân hóa cho từng khách hàng.

Ưu điểm của chatbot theo ngữ cảnh:

• Trải nghiệm cá nhân hóa: Chatbot có thể cung cấp dịch vụ và hỗ trợ được điều chỉnh riêng cho từng khách hàng.
• Tăng sự hài lòng: Khách hàng đánh giá cao sự tiện lợi và hiệu quả khi tương tác với chatbot theo ngữ cảnh.
• Tăng hiệu quả: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và thời gian bằng cách tự động hóa các quy trình dịch vụ khách hàng.

IV. Xu hướng phát triển của phần mềm chatbot trong tương lai

Phần mềm chatbot đang ngày càng phát triển và trở nên thông minh, tự nhiên hơn, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người dùng. Với những xu hướng phát triển mới nổi, chatbot hứa hẹn sẽ đóng vai trò quan trọng trong tương lai, giúp con người kết nối và tương tác với nhau một cách hiệu quả và sáng tạo hơn.

1. Chatbot thông minh và tự nhiên hơn

Việc phát triển Chatbot sẽ giúp phần mềm trở nên thông minh và giống người thật hơn. Nó có thể:

• Khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên (NLU) được cải thiện: Chatbot sẽ có khả năng hiểu và phản hồi ngôn ngữ của con người một cách chính xác và tự nhiên hơn, giảm thiểu các lỗi và hiểu nhầm.
• Khả năng học máy (ML) được nâng cao: Chatbot có thể tự học từ dữ liệu tương tác với người dùng, từ đó nâng cao khả năng giao tiếp và phản hồi theo thời gian.
• Kỹ thuật xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) tiên tiến: Chatbot sẽ có khả năng nhận biết ngữ cảnh, ý định và cảm xúc của người dùng, giúp tương tác trở nên gần gũi và hiệu quả hơn.

2. Tích hợp đa nền tảng

Bên cạnh việc trở nên thông minh hơn thì xu hướng phát triển của phần mềm Chatbot trong tương lai sẽ hướng tới tính năng tích hợp đa nền tảng, điều này có nghĩa Chatbot sẽ có thể:

• Kết nối với nhiều kênh giao tiếp: Chatbot sẽ có thể tương tác với người dùng trên nhiều kênh khác nhau như website, ứng dụng di động, mạng xã hội, tin nhắn,… tạo sự tiện lợi và linh hoạt cho người dùng.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Chatbot sẽ có thể giao tiếp với người dùng bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, phá vỡ rào cản ngôn ngữ và mở rộng phạm vi tiếp cận.
• Tương thích với nhiều thiết bị: Chatbot sẽ có thể hoạt động trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng của người dùng.

3. Trợ lý ảo thông minh

Việc nâng cấp phần mềm Chatbot sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong nhiều việc bởi khi này Chatbot có thể:

• Hỗ trợ các công việc hàng ngày: Chatbot sẽ có thể hỗ trợ người dùng thực hiện các công việc hàng ngày như đặt lịch hẹn, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt đồ ăn,…
• Cá nhân hóa trải nghiệm: Chatbot sẽ có thể ghi nhớ sở thích, thói quen và nhu cầu của từng người dùng, từ đó cung cấp những trải nghiệm được cá nhân hóa và phù hợp nhất.
• Hỗ trợ ra quyết định: Chatbot sẽ có thể cung cấp thông tin, phân tích dữ liệu và đưa ra gợi ý giúp người dùng đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

4. Một số xu hướng bổ sung

Ngoài những xu hướng trên thì sau khi nâng cấp Chatbot còn có thêm những tính năng nổi bật như:

• Chatbot giọng nói: Chatbot sẽ có thể giao tiếp với người dùng bằng giọng nói, tạo sự tiện lợi và dễ dàng sử dụng hơn.
• Chatbot đa phương tiện: Chatbot sẽ có thể sử dụng hình ảnh, video và các phương tiện truyền thông khác để tăng cường hiệu quả giao tiếp.
• Chatbot bảo mật và an toàn: Chatbot sẽ được tích hợp các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu người dùng.

V. Lưu ý khi sử dụng phần mềm chatbot

Với sự tiến bộ không ngừng của trí tuệ nhân tạo và học máy, tương lai của phần mềm chatbot trở nên vô cùng hứa hẹn. Dự kiến chatbot sẽ trở nên ngày càng thông minh, tự động hóa nhiều công việc phức tạp hơn và cung cấp trải nghiệm tương tác người dùng vượt trội.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng mặc dù chatbot có nhiều ưu điểm, nhưng nó không thể thay thế hoàn toàn sự tương tác của con người. Điều quan trọng là phát triển và tích hợp chatbot một cách hợp lý để tăng cường khả năng phục vụ và trải nghiệm của khách hàng, đồng thời duy trì một sự cân nhắc hợp lí về vai trò của con người trong việc xử lý những tình huống phức tạp và đòi hỏi tư duy sáng tạo.

Kết luận

Trên đây là bài viết tìm hiểu về phần mềm chatbot là gì và cách sử dụng phần mềm chatbot trên Facebook. Mong rằng bài viết này sẽ giải đáp được thắc mắc của bạn. Chúc bạn thành công!