KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả đem lại doanh thu cao cho doanh nghiệp

“KPI” không còn là một từ xa lạ trong công việc ngày nay, đặc biệt là lĩnh vực về sản xuất và kinh doanh. Vậy KPI là gì? Tầm quan trọng của việc áp dụng KPI vào hoạt động của doanh nghiệp như thế nào? Để biết thêm thông tin chi tiết mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây của Phần mềm Marketing nhé!

I. KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator được dịch ra là chỉ số đánh giá công việc thực hiện công việc. Đây là một công cụ đo lường hiệu quả công việc thông qua số liệu, tỷ lệ định lường. Từ đó phản ánh mức độ đóng góp của bộ phận chức năng, cá nhân vào hoạt động của tổ chức.

KPI sẽ được đặt ở nhiều cấp độ khác nhau dựa trên mục tiêu đã được đề ra trước đó. Cụ thể:

• KPI ở level cao sẽ tập trung vào mục tiêu, chỉ số chung của tổ chức. Thông thường là mục tiêu bùng nổ doanh số và gia tăng tỷ lệ customer loyalty.
• KPI ở level thấp sẽ được áp dụng trong các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban chức năng. 

II. Phân loại KPI theo từng nhóm

Ngoài việc hỏi rõ KPI là gì thì doanh nghiệp cần xác định đúng dạng KPI phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Hiện nay có 5 loại KPI phổ biến được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp. Cụ thể:

1. KPI kinh doanh

Dạng KPI này giúp doanh nghiệp đo lường kết quả của mục tiêu kinh doanh dài hạn thông qua việc theo dõi chỉ số kinh doanh. Từ đó đưa ra những quy trình phù hợp và xác định những lĩnh vực tiềm năng.

2. KPI tài chính

KPI tài chính thường được giám sát bởi bộ phận tài chính hoặc lãnh đạo của doanh nghiệp. Họ sẽ dựa vào những chỉ số này để xem hoạt động nào giúp công ty tăng lợi nhuận và kênh nào đang gặp khó khăn. Nhờ đó các chương trình khuyến mãi tết 2023 sẽ được triển khai hiệu quả hơn.

3. KPI tiếp thị

KPI tiếp thị giúp đội ngũ marketing có thể theo dõi tiến trình của các kênh truyền thông. Số liệu sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về các hoạt động tìm kiếm khách hàng mới diễn ra như thế nào? Từ đó xem xét có nên điều chỉnh kế hoạch tiếp thị hay không.

4. KPI bán hàng

KPI bán hàng được gắn với mục tiêu tăng trưởng doanh số theo từng tuần, từng tháng hoặc từng quý. Đây là chỉ số quan trọng khi đánh giá tổng thể về quy trình bán hàng của đội nhóm hoặc cá nhân.

5. KPI quản lý dự án

Nhà quản lý sử dụng dạng KPI này nhằm theo dõi tiến độ và phần trăm hoàn thành của mục tiêu đề ra. Từ những số liệu này, doanh nghiệp sẽ xác định dự án có thành công và đáp ứng yêu cầu hay không. 

III. Cách xây dựng KPI hiệu quả trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp thường có những hệ thống KPI riêng biệt. Dù vậy, hầu hết hệ thống KPI sẽ được xây dựng dựa trên quy trình cơ bản sau đây:

1. Xác định mục tiêu cụ thể cho KPI

Việc quan trọng nhất khi xây dựng KPI là thiết lập các chỉ số KPI theo mục tiêu cốt lõi. Những con số này cần phải đo lường được những mục tiêu và hoạt động trong tương lai. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ hình dung ra được tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của tổ chức trong tương lai.

2. Chia sẻ KPI cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp

Để hệ thống KPI diễn ra thuận lợi thì mọi bộ phận và nhân viên liên quan cần nắm rõ nội dung. Đặc biệt, người triển khai hoạt động là người phải hiểu rõ tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, KPI sẽ được hoàn thiện hơn nếu có sự đóng góp ý kiến từ các bên liên quan.

3. Kiểm tra KPI theo chu kỳ cố định hàng tháng hoặc hàng tuần

Kiểm tra hiệu suất công việc theo chu kỳ là cách để duy trì và phát triển mục tiêu chung của công ty. Không phải lúc nào KPI cũng mang lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Do đó, việc KPI thường xuyên sẽ giúp phát hiện ra những vấn đề phát sinh. Từ đó đưa ra hướng giải quyết nhanh chóng.

4. Đảm bảo KPI được đề ra phải mang tính thực tiễn

Doanh nghiệp cần theo dõi, kiểm tra mục tiêu và hiệu suất hoạt động thường xuyên nhằm đảm bảo KPI đã đề ra phù hợp với thực tiễn. Trong KPI dài hạn, lãnh đạo nên thỏa thuận và đề xuất các phòng ban về xây dựng KPI ngắn hạn. ĐIều này sẽ giúp giám sát và điều chỉnh quá trình thực hiện phù hợp hơn.

5. Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của công ty

Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp có thể gặp phải những bất cập trong KPI đã đề ra. Điều cần làm lúc này là thảo luận với các phòng ban đề điều chỉnh KPI phù hợp với tình hình thực tế. 

6. Kiểm tra xem KPI được đề xuất có thể thực hiện được hay không?

Sau khi hoàn thành 5 bước ở trên, người quản lý và nhà lãnh đạo quyết định xem có nên thực hiện KPI được đề xuất không? Bước này sẽ góp phần tăng tỷ lệ thành công của hoạt động kinh doanh thông qua marketing bán hàng.

IV. Tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp và cá nhân

Tùy vào từng cấp độ đối tượng, KPI sẽ có vai trò khác nhau. Phần mềm MKT sẽ chia sẻ chi tiết vai trò của KPI trong doanh nghiệp và cá nhân ở phần dưới đây! Mời bạn tìm hiểu nhé!

1. Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp

Có 3 lợi ích to lớn mà tổ chức sẽ nhận được khi ứng dụng KPI vào hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

• Giám sát hiệu suất làm việc của từng nhân viên trực quan, chính xác, công khai cũng như đề ra chế độ đãi ngộ, kỷ luật phù hợp.
• Gia tăng hiệu quả quy trình nghiệm thu công việc được thực hiện.
• Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp đi đúng hướng mục tiêu đã được đề ra. Từ đó hoàn thành tầm nhìn hiệu quả.

2. Vai trò của KPI đối với cá nhân

Về từng thành viên, họ sẽ nhận được 3 lợi ích khi thực hiện công việc theo KPI. Cụ thể:

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra.
• Phát hiện ra các hạn chế khiến chậm tiến độ công việc đề ra để cải thiện kịp thời. Điều này sẽ giúp bạn tối ưu kế hoạch marketing bán hàng hiệu quả.
• Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu.

V. Tại sao KPI quan trọng nhưng doanh nghiệp khó đạt được?

Mặc dù hiểu được tầm quan trọng của KPI trong hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc đạt KPI. Vậy lý do ở đây là gì? 

Theo các chuyên gia, doanh nghiệp không hoàn thành KPI thường vi phạm một số điều sau:

• Mục tiêu đề ra không rõ ràng, không phù hợp và không đạt tiêu chuẩn SMART
• Việc triển khai KPI chưa được các thành viên chấp thuận.
• Mục tiêu KPI vượt xa khả năng thực tế của doanh nghiệp
• Không có đủ người quản lý có năng lực để giám sát và đưa ra điều chỉnh kịp thời khi triển khai hệ thống KPI.
• Quy trình phát triển KPI rườm rà, không tập trung vào hệ thống mục tiêu. Điều này có thể bỏ lỡ sự hài lòng của khách hàng.
• Năng lực thực tế của nhân viên không đáp ứng tiêu chuẩn KPI đã đề ra.

Việc vi phạm một trong những lý do trên, hệ thống KPI triển khai sẽ trở nên mơ hồ và không có khả thi. Chính vì thể, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xây dựng KPI chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Kết luận 

Như vậy, bài viết đã giúp độc giả giải đáp câu hỏi “KPI là gì?”. Đừng bỏ qua những nguyên nhân khiến doanh nghiệp khó đạt được KPI nhé! Chúc bạn thành công!